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《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号，以下简称“新《条例》”）和《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012，以下简称“新《格式》”），均从2012年7月1日开始实施，至今已有一段时间了，实践中却仍存在不少从格式到内容的不规范之处，造成公文写作的混乱状况。本文试对公文写作中的常见错误进行分析。
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( D' c/ ^# }3 H3 G一、版头部分 ! Q# t' G# S5 B3 V. ^3 `. O
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版头部分包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。版头部分常会出现发文字号编写方面的错误。发文字号是发文机关为其制发的公文所编制的顺序代码，由发文机关代字、年份和发文顺序号三部分组成。
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（一）发文机关代字易混淆 6 Q9 p' Y: v2 j% f3 W2 R; p. z
! `/ W: O4 J/ C1 q" s发文机关代字是发文机关名称的简缩语，应选用发文机关名称中最能反映机关属性的字词作为本机关的代字。比如，宁波市人民政府制发的公文，发文机关代字为“甬政”；宁波市教育局制发的公文，发文机关代字为“甬教”。但若简缩不当，就容易造成混淆，起不到应有的作用。比如，“鄞州高级中学”的发文机关代字就不能用“鄞中”而应用“鄞高中”，因为还有“鄞州中学”，用“鄞中”就不能分辨了。再如，“华东师范大学”的发文机关代字就不能用“华师大”而应用“华东师大”，因为还有“华中师范大学”“华南师范大学”。 8 f, y) z7 `8 R6 |( z3 T5 u4 _
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（二）括号使用不当 ) [* l9 I" T* Q; z6 M& s
4 E- z# q5 r* |6 M' j新《格式》明确规定，“年份应标全称，用六角括号‘〔〕’括入”，如“甬教〔2013〕5号”。而像“×教（2013）第12号”中的年份使用圆括号标示，则是错误的，应改为“〔2013〕”。
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（三）序号编写不当 7 }. ^5 G4 ]) r u) f
0 o; @+ w* S; V; B" W; @1 G- `* n; t新《格式》明确规定，发文顺序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。则上引“×教〔2013〕第12号”，就应去掉“第”字，改为“×教〔2013〕12号”。 ) R6 Q! g% I4 K% \* |
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二、主体部分 t+ N" J9 E- p* ^
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% }$ h2 T' T. r' q( @% C K+ y三、版记部分 ( [* I) B( y5 e- l0 B0 U' F
, m' m, f& { C$ H2 I版记部分包括抄送机关、印发机关和印发日期等要素。 ( B5 p. f/ S9 y! h2 h- E" s
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（一）抄送给个人 " I. Z8 I* j7 w5 I5 D) h" T [( m
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抄送机关是除主送机关外需要知晓公文内容的其他机关。如果把抄送机关写成“××局长”等，就是错误的。正确的做法应该是抄送给××局长所在的单位。
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（二）印发机关和印发日期不恰当 4 }6 }2 B4 N" t# m. `5 Y
* }: o `, x1 m/ W' I. O/ D印发机关和印发日期是指公文的送印机关和送印日期。部门制发的公文，其印发机关一般是部门的办公室。比如，宁波市教育局发出的文件，印发机关不应写作“宁波市教育局”，而应该是“宁波市教育局办公室”。印发日期要用阿拉伯数字标注，不能用汉字标注。另外需要特别注意的是，从2012年7月1日起，公文不再标注主题词。
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（本文作者：曾芳芳刊于《秘书》杂志2014年第4期） | 
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