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, v& ~7 h5 E. C" M# ^$ @mso-font-kerning:0pt">2012 * v5 ~# o5 { M# X( I
font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">年4 月16 日，中共中央办公厅和国务院办公厅联合下发了《党政机关公文处理工作条例》。同年6 月29日，为提高党政机关公文的规范化和标准化水平，又发布了《党政机关公文格式（GB/T9704—2012）》。所颁发的《条例》和《格式》，其目的就是要求统一公文格式，突显公文的权威、庄重与严肃。但在实际工作过程中，各级党政机关和企事业单位工作人员大多使用Microsoft Word 软件印制和办理公文。本文作者就Word 软件印制新版公文进行了初步探索，形成了Word 版工作规范和新版公文规范解决方案。下面，作者以单一机关XX 公司《关于召开安全工作会议的通知》这份公文为例，展示用Word 制作新版标准格式公文的全过程。供大家学习交流。
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2 p8 g7 f3 I, a) j) d- B+ dfont-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 一、具体操作流程及内容+ h3 {$ b6 @7 Y8 ]. ?' U. u! y7 Ucolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（一）页面设置。6 J; L2 |# b' _- Xcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> : v# X( x' k' K2 S- C" r
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mso-font-kerning:0pt">1. ; b* U9 h& C) w! I, s0 m* e8 E. R
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">新建一个word 文档，单击“文件”→“页面设置”，打开“页面设置”对话框，选择“纸张”选项卡，把纸张大小设置为A4。
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8 [. F8 y$ @% f- ymso-font-kerning:0pt">2. ( H2 h* G" f! t& C
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选择“页边距”选项卡，首先在“页码范围”设置栏的下拉选项中选择“对称页边距”，然后在“方向”设置栏中选择“纵向”，然后在“页边距”设置栏中设置上3.7cm，下3.5cm， 左2.8cm， 右2.6cm。最后点“确定”。计算公式为：标准A4 纸张297mm×210mm， 版心高度297mm37mm-35mm=225mm， 版心宽度210mm-28mm-26mm=156mm。从而保证版心尺寸为156mm×225mm。版心总体居于A4 略偏右下，布局满足三大条件：一是从垂直方向看，公文版心整体略处于纸面下部，给人以沉重感觉，符合公文的庄重性。二是天头留足空白空间，便于公文处理。三是从水平方向看，订口略大于切口，便于装订阅读。
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（二）制作发文机关标识。( D5 g$ m, F0 ]* N- K+ q0 Ccolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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- A) K6 p* K- {7 }- j5 D- v; Nmso-font-kerning:0pt">1. $ y2 A+ ?* B2 G( a
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第一行输入一个回车符，并把这个回车符的大小和行距（固定值） 都设置为99.5 磅，即35mm。或点击插入文本框，设置文本框高度（行）3.5cm，选择文本框设置为“无框线”。此距离为发文机关标志上边缘距版心上边缘的准确距离35mm。同时按照2012 版党政机关公文条例及规范，取消以往上行文与下行文差异距离设置，统一规定为35mm。35mm亦是三行多的距离，正好可以标注份号、密级和保密期限，以及紧急程度等版头中的三个重要要素。
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mso-font-kerning:0pt">2. * w! E& w) ?. y8 U
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第二行输入“XX 公司文件”，并使之居中排列。选择这行字，对它进行格式设置：点击“格式”→“字体”，选择“字体”选项卡，在“中文字体”选择框中，选择“小标宋”（或用宋体代替），在“字形”选择框中选择“常规”，在“字号”选择框中直接输入“62”，即单个字的宽和高都是62 磅，也就是22mm，在“字体颜色”选择框中选择红色；选择“字符间距”选项，在“缩放”选择框中选择“68%” ，使单个字的宽度缩小为高度的68%，即15mm。点击“确定”，完成发文机关标识的制作。本次发文机关标志的制作仍然按照22mm×15mm，主要由于99 版国标中“国务院文件”是此标准，而2012 版国标未对“发文机关标志”规定具体数值，但规定以不大于上级机关为原则。发文机关标志在具体排布上，文字少的情况下要适当拉宽字间距，文字多的情况下尽量压缩字间距（或缩放比例），总体上要小于版心，做到醒目、美观、庄重。 & q |6 m$ B3 m6 B! s
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! \3 G) ^2 ?2 bmso-font-kerning:0pt">3. " J: ?/ c7 q8 I
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第二行，把第二行的行距设置成固定值“62磅”，单击确定。
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font-family:楷体_GB2312;mso-hansi-font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;
, e( F; ]. ~1 Z, fcolor:#353535;mso-font-kerning:0pt"> （三）确定并标识发文字号。) Q* {1 ]: Y0 H2 {3 _
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mso-font-kerning:0pt">1. + M R8 b- B: \, t$ p4 @# i4 K宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第三行和第四行分别输入大小为3 号仿宋字的回车符，并把这两行的行距都设置成“固定值”“16磅”，即3 号字的高度值，这样根据《格式》要求，发文字号在发文机关标识下空两行的位置。
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mso-font-kerning:0pt">2. - S1 o$ r5 O& ]) {$ B
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">根据公文内容或公司规范化简称拟定发文字号，比如“XX 司〔2014〕1 号”或“XX厂〔2014〕1 号”， 用3 号仿宋体字居中排布在文档的第五行。注意发文字号中的年份要用六角括号“〔〕”括起。
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mso-font-kerning:0pt">3. ; o5 o7 e& F* n2 e宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第五行，并把第五行的行距设置成“固定值”“16 磅”。
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6 N3 m: p5 S$ q; L. _mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（四）红色分隔线。$ h/ k0 i$ P) v* c! C
color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 8 L- q+ ?" r; R/ T5 e) U5 }
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. s; x& b. p2 l1 z) `6 ?0 T# [mso-font-kerning:0pt">1. i6 p' F" F; m0 z) Z* O4 j+ Z
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在文档的第六行，输入一个大小为11 磅即约4mm 的回车符。满足公文分隔线在发文字号下方4mm 处的规定。 . V: G6 B9 J+ a5 E+ {, h
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mso-font-kerning:0pt">2. " p$ A* p" K* P5 Q" i
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">选中第六行，并把第六行的行距设置为“固定值”“11 磅”。
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* @* c- ]4 K$ c7 e0 T( rmso-font-kerning:0pt">3. 0 n- Z# W3 N' q9 g. x0 D3 v4 q3 Q
宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">在第六行回车符的下面插入一条长度为156mm、宽度为0.35mm0.5mm的红色分隔线。单击“插入”→“图片”→“自选图形”，打开“自选图形”工具栏，选择直线工具，在第六行的下面画一条与版心同宽的横线→双击横线，打开“设置自选图形格式”对话框，选择“颜色与线条”选项卡，设置线条颜色为“红色”， 线条虚实为“实线”，线条粗细为“1.0磅-1.5 磅”，即0.35mm-0.5mm。单击“确定”，完成分隔线条格式设置。分隔线具体高度也可根据发文机关标志字体字号酌定调整，最大应不超过1mm，即“2.8磅”。 % m. B/ M: M% {6 u! A! D2 F
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mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">（五）设置标题。8 _1 X- c) O) J1 O4 @5 Ccolor:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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1 l6 S% Q0 }+ Z X/ [) B, I) p- z$ G2 i+ _4 u, Qmso-font-kerning:0pt"> 1 k- o7 e7 T. J6 {( l7 X宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt">
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( o" W0 H$ a% Y+ _font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> 二、公文制作规范思考. Y3 _" W7 Z) Y0 h" n9 @color:#353535;mso-font-kerning:0pt"> + A4 I8 k2 g% p8 i" [8 n" a
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12.0pt;font-family:宋体;mso-bidi-font-family:宋体;color:#353535;mso-font-kerning:
' u) r O5 B7 k0pt">笔者通过外出学习和参观交流，以及阅读上级及相关企事业单位公文，发现不同单位不同部门，甚至同一企业内部的公文模板都不尽相同，千差万别。特别是针对《格式》规定的不具体地方，更是千姿百态。这些现象说明了不同工作人员对标准的不同理解，也说明了工作中缺乏公文格式数值化标准的统一。一是Microsoft Word 软件已经进入各个领域，在公文印制和流转中的使用面和使用率都很高，有必要对Word 制版进行说明和规范，从而体现公文的严肃和庄重。二是制版应该遵循《格式》已经明文规定的具体数值，比如页面、版心等尺寸。三是突出公文的严肃、庄重特性。四是工作人员应对各版本word办公软件熟悉掌握与灵活运用。 8 P! D1 v7 I6 w
1 o& b& p' t: d6 c) I* P% j4 j0 I- d% _ h# P2 ecolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
/ I+ H- X) d0 V) O1 _$ L- \AR-SA">（作者：中国石化集团四川维尼纶厂岳川平 4 B6 ~" @1 ]* }" k0 u r$ g9 s3 I& Pcolor:#353535;mso-ansi-language:EN-US;mso-fareast-language:ZH-CN;mso-bidi-language:
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