一段：发通知
, {# G8 h* s2 [$ a* a用电子邮件或在黑板上发个通知，然后准备相关会议用品，并参加会议7 _8 f+ U1 T& b0 b# T
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二段：抓落实. c) _$ c R1 K& F8 S8 ^
发通知之后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到
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* M: M n' |0 O2 B) S+ {5 \三段：重检查
0 x: U: |3 P& {" ~( H' K# A发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席的人是否必须参加会议留下时间( U) p+ q, @- [. e0 _
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四段：勤准备3 D/ z2 Q( o$ @: ?$ u
发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议" l8 G0 @2 P: X; [- j, V
3 v$ j- a& s" j7 |9 d6 }五段：细准备- S9 C4 Y# K) b# M2 x& A6 }- u
发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）
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六段：做记录% `2 G, p7 q. j" i: k% O6 K
发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）
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七段：发记录
- r% j$ e. z% x, O. O/ i会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请示总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员' C; T4 Q, z/ v- {
- M: ?( M5 ?: F八段：定责任9 F( T1 k% N' C( Q. ~% I
将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理
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, i ^% U! e1 b# E8 y+ D. r+ d九段：做流程
, @" |) H- B- C5 g5 q7 K7 A把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系
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