公文写作的基础知识与常见问题——上行文

公文作为企业办理公务的基本手段，贯穿于企业各项职能活动的始终，为公务活动的各领域提供有效的信息支持。公文处理使企业在发挥管理职能中所需的公文得以形成并产生实效，成为企业实现管理职能的必要条件，同时，它沟通企业相关的纵向与横向联系。公文写作的质量直接影响公文处理的效率，而公文处理的效率关系到企业经营管理的方方面面。为充分发挥“文以兴企”的作用，结合集团公司发展实际，不断强化公文处理工作，现将集团公司在公文处理工作中的一些问题、经验和做法进行归纳，供大家参考、交流，促进共同提高。

公文文种按行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。本文首先介绍上行文。
+ i1 y2 H8 G+ _6 p' O0 ?/ z  k
+ e6 o- U  V/ H: }- j' j  R+ z. L上行文包括报告、请示。
, y! B9 z& \& u! P' X0 W8 H
; I% c3 j# X% O: {4 ]$ k一、报告

& P1 N& \! L5 z; Y, s) r报告适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。

报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。
  q* d' c( P0 F2 l% C/ ~
" k$ Q7 F% p, M+ I" i8 n: ~二、请示
3 U4 v. c, p% q, {, H# \
: u& h" H) b' \! \% q3 t4 _6 l请示适用于向上级单位请求指示或批准。一是超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；二是下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决或协助解决困难；三是因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制发的文件；四是对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予明确。
  E- {6 {6 ~2 U- {2 }" X
1 S5 F+ [' P  f- w# z) k1 ~$ K, |6 ?请示的种类主要有：请求批准的请示、请求解决问题的请示、请求批转性请示和请求指示性的请示。
& G& e# Z5 n9 j5 h6 [4 l
' D" }" b7 [; q% K! L* C! W三、报告与请示的区别

. Z- B5 J; e" u. C1 {9 k: @公文的拟制中，最容易被混淆的文种就是报告与请示，那么报告与请示有什么区别呢？

（一）行文功能不同：报告主要是汇报情况、反映问题等；请示主要是请求批准、指示和解决问题等。

（二 处理方式不同：报告属阅件，可不回复；请示属办件，需要办理、批复。
( q( U! d, C3 c% [* i# n  o
/ R$ n( |3 U9 |3 T（三 时间要求不同：请示应在事前行文，即所谓“事前请示”；报告一般是报告办理结果或有关情况，即所谓“事后报告”。

4 m  F3 A2 e  _1 g! \四、上行文常见问题

; [! b2 z( Q' e  h8 k- @（一） 越级请示：下级单位越过直属上级单位直接报送请示情况。

提示：

1.违反了按隶属关系和职权范围行文的原则，容易使问题复杂化，不利于办事效率的提高。

2 }! b; m1 D2 |2 \2.越级请示的特殊情况：如发生重大事故、突发事件、重大自然灾害等，可特事特办越级请示，但必须在越级请示的同时，抄送被越过的上级单位。

7 P$ ]2 J2 Q8 K3.非特殊情况下的请示，上级单位不得越级批复，可将原文退回呈报单位。
$ q  q* T4 Z  o* S
8 g- M, _9 s4 \& l& L（二）越权行文：公文内容超越本单位（部门）职能范围，或应当协商会签而未协商会签，或经协商未达成一致意见，即自行对外行文的情况。

提示：
1 W9 V; ~# P5 f
1.  本单位无权决定的事项，必须请示上级或主管单位。
( F  h" f1 G/ m1 J, _9 J! V- E2 }
6 F# ^4 w' v- W: ?1 A4 v2.  对涉及其他单位或本单位有关部门职能的事项，要协商或会签；对未达成一致意见的问题，不得自行对外行文
1 }  m; j4 T' W# ]. ]
3.  越权行文会导致政令混乱及工作上的矛盾。上级单位如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。
7 {+ x+ A" F5 j0 _; s: k4 K
（三） 多头请示：同一事项，同时或分别向多个单位（部门）请示。
* J  V7 ^- O1 z! v# p
提示：
) s. C, W! b1 c1 `+ t8 {
1.  请示的主送单位应当是请示单位的直属上级或请示事项的主要负责单位。多头请示会使办理单位（部门）产生交叉，不利于问题的协调，影响办事效率。
' u/ [. t! V6 k& p9 ]' g
+ _# G" S: @% Z/ ~4 x; o2.  如果请示事项按规定应由多个单位（部门）共同审核办理，应主送主办单位，由主办单位协调其他单位研究办理。

（四） 一文多事：一件请示中有多个主旨的情况。
. @& X5 ~. B% Q5 k9 g1 T, i
( k& _. e- l  x" O( U' `8 C提示：请示应当一文一事。如果一件请示中涉及不相关的多个事项，不利于上级单位办理和答复，从而影响问题的及时解决。
2 s" O1 G/ N4 R7 Y" c4 D2 o2 \
（五）向领导同志个人报文：直接行文主送有关领导。
" u" u5 T0 f- O( {7 u! I9 ~
提示：
6 M& W) N( C2 P: l1 v0 n# I3 y
! Y0 X' w2 H) y9 s8 Z+ j1.  除上级单位领导直接交办的事项外，不得以单位名义向领导个人报送公文。
( p" W/ J. y. {, @/ s/ t
2.  对上级单位领导直接交办的事项，反馈有关办理结果或情况时，可直接报告。报告时，要注意将领导同志批示复印件作为附件，同时报告应抄送该上级单位。

（六） 报告夹带请示事项
2 t4 |- x# m: {) v
提示：
. [) n5 _8 i2 x7 D
1.  上级单位对报告一般作为阅件，可不作答复。若报告中夹带请示事项，很容易误事。
% _" I$ Q* n- e- i! F  ~4 }0 M* [. Y# G
" m! B: S" R6 E3 `/ A1 m# k- `2.  报告中不应有需要上级单位批准后才能实施的事项，如“拟采取的措施”在表述上应为“我们将×××××××（怎样做）”，而不是“建议××××××（怎样做）”。

2 T% w5 w8 @/ x! S- B- ]0 }9 g3.  若在汇报工作的同时需解决某些问题，应将报告内容和请示内容分开，形成两个文件上报；或以请示公文为主，将报告内容作为附件，以便上级单位了解有关情况。
! f8 Q3 {2 l' }, D# m3 f4 k
" j" H! n( B5 k9 g五、上行文的格式
7 o- s) d1 u% K# p3 L% ~) w
（一）上行文在格式上与一般行文的不同之处在于：上行文必须标注签发人姓名，其中请示件还应当在首页上方留出约1/3的天头作为领导批示区域，并在附注处注明联系人和联系电话。
2 L) o* A2 I6 h1 T* V2 r- E+ r  Q
  D0 E0 a0 _( u% m( \8 ]（二）上行文一般是需要上级单位批复或批示的请示件和重要事项的报告件，标注签发人姓名，体现了领导负责制和公文的严肃性。
8 d2 o& Q+ u+ z, }6 @0 P
5 J; p( `5 G2 q（三）标注签发人姓名应在发文单位标识之下、红色反线之上、平行排列于发文字号的右侧。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他单位签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下，按发文单位顺序依次顺排，下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。

（四） 上行文表示正文结束时常用以下词语：
; |7 [' A, F. q. O, z
妥否、当否，请批示、请指示，请予批复，请予审批，如无不妥，请批转……执行，特此报告等。