新手从事公文写作应当注意哪些问题？

借问，公文写作貌似很高深，作为一名新人，在从事公文写作中应当注意哪些方面的问题？
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公文是具有法定效力和规范体式的文书，是进行公务活动的重要工具。
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（一）公文的行文原则

1、依法行政的原则；

+ _5 t1 F; h% r: q9 Z6 X2、职权相符的原则；

7 O& w( K2 d3 H4 }5 L3、党政分开的原则；

4、请示一文一事一头的原则；

3 I/ X1 U& N! [3 O0 u& z5、逐级行文的原则。
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（二）公文的文种

文种就是公文的种类，它是公文的名称。

1、请示与报告

9 w8 L  A4 D* k* w5 p& E7 ^3 x“请示”适用于向上级机关请求指示、批准。
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! K5 T8 I+ ~3 E% y“报告”适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

2、公告与通告

( a2 o* |* V& ~, t  g6 C/ u; a“公告”适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

9 D0 V' g1 E- Q+ `% W7 n0 P“通告”适用于公布社会各有关方面应遵守或者周知的事项。
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: P. R. H1 l6 g; H' T3、决定
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4 `5 L6 h6 d* d- \“决定”适用于对重要事项或者行动做出安排，奖惩有关单位及个人，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

, g* \6 @* U. \/ h8 X  e4、通知

“通知”适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知的事项，任免人员。
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5、通报

“通报”适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
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6、意见

“意见”适用于对重要问题提出见解和处理方法。
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3 |' Z( f- S/ t  C1 ^3 Y/ v' h7、批复

( L, `% L) G! W- v+ x“批复”适用于答复下级机关的请示事项。
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8、函
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% s+ G: u4 {' t“函”适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请批准和答复审批事项等。

9、会议纪要
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4 r* s0 a3 b* Q! t1 O) s5 y“会议纪要”适用于记载、传达会议情况和议定事项。

4 H* W: }0 W. l8 s) t（三）公文的格式

1 K3 W+ p* M. B6 G) A公文格式是人们在长期实践中逐步形成的，并由权威机关以法规形式确立下来，它既是一种约定俗成，又是必须遵守的规范。
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6 K9 v. r0 l( T( p1、标题

6 G7 v& C; |7 [* j. ?公文标题有四种：

⑴ 发文机关+事由（公文主题）+文种。如《中共中央关于整党的决定》。
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) U! Y+ v9 L* S% m' o$ W⑵ 事由+文种。关于×××××××××的通知。
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. |) `9 H6 d1 |⑶ 发文机关+文种。如《中华人民共和国外交部公告》。
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8 }. ?* I- @* A, {8 F- b" I8 \⑷ 文种。如公告。

. f8 m) a) P" c1 T1 I  l4 S草拟公文标题要注意的几种情况：
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① 公文标题一般不用标点符号。

② 防止“通知”接龙。如转发××××××通知的通知。
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③ 关于对×××××××××问题的批复。“关于”、“对”都是介词，不能重复使用。

④ 标题要准确简要地概括公文的主要内容。
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6 M6 Z5 D- |2 [. s4 q& v⑤ 正确使用文种。

2、主题词

主题词是由于公文计算机管理的需要，根据公文的中心内容概括的规范化的名词或名词性词组，以便以后按公文的主题进行检索。

标注主题词应注意：
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+ I: i; _. S( R: I" P9 C0 s3 y⑴ 主题词应当准确地反映公文的内容特征和归属类别，不要与标题混同。
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⑵ 标引次序应根据主题词的含义从大到小，从内容到形式，最多不超过7个词组。第一层是类别词，即明确属于哪个类别；第二层是类属词，是反映公文具体内容的词；第三层是文种，如通知、批复等。
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⑶ 当词表中找不出准确反映文件内容的类属词时，可只标引类别词。
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- Z4 d- L3 m! o% G: ~/ s9 u& m⑷ 上报的公文，应标注上报机关主题词表所规定的主题词。

3、签发人
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签发人是发文机关批准发文的人。
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4、成文时间

( \7 S+ S0 F' S5 t3 g+ Z1 I成文时间就是文件生效的时间（有的公文如法律、法规的执行时间另有规定），一般就是公文的签发日期，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。公文签发后因故没有及时印发，时间超过20天的，成文时间可由秘书部门确定。电报以发出日期为准。
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' J" o$ T$ i: s# w& [: E  W行政机关公文的成文日期必须使用小写汉写，如二○○四年六月六日。党的机关公文用阿拉伯数字标注成文时间。

5、抄送机关

  f2 C: M. ^5 [# p$ O$ P% [* s抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。这里应注意几个问题：

⑴ 特殊情况越级行文，应当抄送越过的上级机关。
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⑵ 请示不得抄送下级机关。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。
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⑶ 抄送机关排列顺序为：党委部门、人大部门、政府部门、政协部门、军分区、法院、检察院、人民团体、事业单位、企业单位。

& }; f7 U& p- f⑷ 抄送机关不分上级或下级，一律用抄送，不分“抄报”、“抄送”。
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⑸ 不要自己给自己行文。领导代表本机关签署发出文件，然后自己又成为接受者，这就是自己给自己行文。

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