浅谈秘书工作的三大职能与11项职责

　职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题

　　职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。
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　　一、秘书的职能
) s6 D! y4 ~/ N2 c. y7 @) O2 y+ {　　1.辅助决策
( Q# }8 {# g7 w% [. M! K* T
* h1 L( S1 [! Z6 ~　　（1）、辅助决策的含义：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
  h3 F$ l* s$ k7 }; C, h
　　（2）、辅助决策的特征：体现在以下几个方面：

% I2 z3 E) u* u; j　　辅助内容的综合性

　　辅助时间的经常性

. l! e. x0 ~8 U0 D4 [　　辅助环节的全过程性

　　（3）、辅助决策的原则

0 \2 Z' L% z. V' Z& m　　超前原则
' s$ @; K  n* X1 O; G$ E- h2 A
) s" k: u: @7 S, E2 l　　定位原则

　　信息原则

　　谏诤原则

) g* I2 Q+ O8 c; b1 e　　（4）、辅助决策的过程
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　　协助领导确定目标

　　协助领导设计方案
- m% y$ s3 V) ^1 g
/ y; I( u, m8 y4 \, b6 R+ I9 \　　协助领导评优选优

5 [  r2 \3 B; ~" v; J　　协助领导实施反馈
* e. D& _! [* n: t1 B, t% \5 v
. U7 L! ]9 ~: v( |; V　　2、协调关系

8 I* J0 _: }8 N7 j2 }: Q　　（1）、协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。

　　（2）、协调关系的特征
. B# Z  P& U5 w1 A, f3 y
　　从属性

! ^6 |% D8 X& E0 R% B% i8 [$ h　　广泛性
& d+ T7 s1 ]( T1 l
# f% m  m. l& S' M3 i% a! @5 {- G　　间接性
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　　（3）、协调关系的原则
" o1 B+ J' S/ W+ w
6 U9 S9 g; k% m1 x% [　　政策指导
5 ?  R9 c; ]6 @. \/ y
6 e3 l* C- @+ u" |9 y6 P, c# M) R　　客观公正

6 M7 T6 H( j% d  Z　　平等协商

　　注重整体
% [3 V! B& g1 w8 W: B' G; Y
　　灵活适度
3 B3 }) S* N2 j( |. J: X
　　（4）、协调关系的过程

　　摸清情况
9 ?/ j+ b* L: P  o; h! z, E
1 G* F2 A, d* a; P3 ~　　找出症结
+ y$ K" U4 d1 o( l) _
　　恰当协调

; \  l; D2 K" D, b  Y- |' i　　督促落实

　　检查反馈

8 K* Z2 }( D& A+ \! S; w- c% {9 T　　3、处理信息
! J. K- a; D- g# k' @1 N! m7 }
) S& y: K; U- T7 l- `! d) t4 v　　（1）、处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
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　　（2）、处理信息的原则
$ p: F7 ]3 {5 g/ p3 w4 a
) a6 g$ O3 F4 `5 s　　及时性原则
: N4 _8 `' `2 Z, B0 G7 g
　　保真性原则
' P1 A* ~, [" ]& y. e* Y6 d
1 A9 m6 L2 ?* `- d2 |1 r　　适用性原则

　　预测性原则
7 t! X4 M9 [5 `
　　（3）、处理信息的内容
/ d5 L) k' @) ?  x. S
　　历史信息
$ f. c. T, B% o/ o4 `
0 \9 J9 a! t; Q. d　　上级信息

* g% _; P4 S4 F, e1 {7 w4 A　　内部信息

! I) e) Z+ M4 h* F8 C　　公众信息

1 E6 z& s' p9 h' O) r5 v　　社会信息
+ [* b' r/ |# v3 Y+ v8 @! U2 M
　　（4）、处理信息的过程

　　信息的收集
) X1 y) j9 j% u/ ^' ?+ @3 R6 ?% z2 r
( f" a4 y6 R' T7 z8 r　　信息的加工

　　信息的传递

( h" }; `+ {. W0 D* l" G　　信息的反馈
+ M* d" C4 U/ R6 n5 i. ^
. L0 G8 v+ l0 L$ V! V. E　　信息的储存

* N/ c( `$ `. @　　4、办理事务
/ H( R( @3 c) g+ `
　　（1）、办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
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1 S. A$ h, O* U5 i' X　　（2）、办理事务的特征
3 h* f( U; u9 G/ d7 T
　　综合性

- p" |) j  P% B- }$ K　　服务性
, h, d2 r, a+ K4 l$ V+ S
　　繁琐性

9 f( m: ~( y( Z. u: N- L* P　　突击性
( W/ w9 u1 N- b
# x0 l/ H4 M: v, |: J  |. X　　（3）、办理事务的原则
3 N- s0 j0 c& E* }1 Q0 J; l
　　被动中求主动
' Z6 s  O9 H; x) n
! p! N4 ^  y9 z6 E, V　　原则中求灵活

1 z/ B2 }+ d! A　　繁杂中求规范

　　（4）、办理事务的程序
4 |2 C" x& X. [( O- c# j3 O
+ D" ]5 N6 y+ m# ^2 r# z0 k, ?9 p　　自然程序
: Q4 C. Q8 X' ^; G3 T3 w% ~+ s
　　理论程序

　　指令程序

' @2 f1 S9 A5 Z, t　　法定程序

7 q1 H! r6 ^( P) c& a4 i　　技术程序

　　习惯程序
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9 h, y' R4 R  d　　二、秘书的职责
　　大致也有以下11个方面：

) P+ C1 N( I* ?1 g, V　　日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理）

/ ]6 x; A$ y9 I% R9 E- e- q　　接待事务（来访接待、安排服务等）

　　会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等）
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3 Y0 L' U9 j% o7 G0 u" [　　行政事务

1 D1 N# O% z9 L  X+ i　　信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等）

　　调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择）
4 h- b, R* B: P0 n, D5 x/ c* H. A7 S3 Q
6 q  E! g  ^+ l8 Y" ~　　文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理）

　　写作事务（各种文体的写作）

　　协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等)
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　　督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况）

　　其他领导临时交办的任务