老稻谈怎样写好汇报材料？

     汇报材料是单位中份量很重的一种公文。汇报材料撰写质量如何，关系到上级对这个单位特别是对领导班子的评价，有时甚至会影响到班子成员的任用及职务的升降。因此，常有人发出“干得好不如写得好”的感叹。
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　　怎样写出高质量的汇报材料？长期从事文案写作的经验告诉我，只要抓住以下六个要点，定能如愿以偿。
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　　第一，针对性。根据汇报材料呈送的对象不同，汇报的内容要有所侧重。比如向国资委汇报，要侧重于生产经营指标、管理状况、国有资产保值增值率、净资产收益率等情况，向财政部汇报要侧重于各种财务指标，向商务部汇报要侧重于进出口情况、海外开发及国际化经营等，而向中组部汇报则要侧重于班子建设、职工队伍建设、党的建设和企业文化建设。

! |' }& \# j& ~" e: b6 W　　第二，简洁性。向上级汇报工作情况，一定要简洁明了、重点突出。对需要汇报的情况，要精心遴选，切不可面面俱到、眉毛胡子一把抓。比如经济指标，只需选取诸如主导产品产量、主营业务收入、利税、成本等几项最重要、最能说明问题的关键指标，如果像填写财务报表一样，密密麻麻写上几十个产品产量、几十项技术指标，上级领导根本就无法看。

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　　第六，多样性。主要是指表现形式的多样性。既要有文字，又要有图表。例如几年来产量情况、主营业务收入情况、利税情况、成本情况、资产总额变化情况等，用几个图表往那里一摆，增长还是降低，变化了多少，过程如何，一目了然。现在的领导都已经年轻化、知识化、专业化了多年，他们大都更习惯于看图表。汇报材料如果能做到图文并茂，可以增强阅读的愉悦性。

   写汇报稿的同志，都想使稿子得到好评、受到青睐。那么，什么样的汇报稿才算好呢?芽这个问题，不好笼统回答，因为文无定法。看一个汇报稿写得好不好，应从多个角度透视，用多种因素去衡量。一份好的汇报稿，至少应把握以下几个方面的问题。

　　一是定位准确，对味下笔

2 f1 T  L, C2 s. h0 H5 m. R; ]  I　　高明的医生总是对症下药，合格的厨师善于因人用料。同样道理，写汇报稿，也有个对味不对味的问题。这里说的定位准确，主要包括两层意思。一层是角色定位要准确，弄清由谁汇报，向谁汇报。这一点至关重要。同一个问题，主讲人的身份不同，汇报稿的具体要求也不一样。大家知道，因工作岗位、个人经历不一样，每个首长都有自己独特的领导艺术，在思维方法、工作特点和语言风格上差异性很大。可以说，一个领导一个特点、一种口味。给领导写汇报稿，就是按领导的特点和风格，把领导想讲的话用笔写出来，使领导在发言时节省时间，抓住重点，有条不紊地讲清问题。因此，起草过程中，既要贯彻主讲人的意图，又要体现其个性风格，这样成功率才能高。同时，还要搞清向谁汇报，这也非常关键。知道向谁汇报，便于定下汇报的大致基调。通常情况下，向直接上级汇报应尽量具体，向高级领导机关汇报应相对概括；向主管汇报，应多讲全局上的问题，向副职或部门领导汇报，应对其分管的工作有所倾斜；向机关汇报，则应多讲些闪光的思想、鲜活的事例等等。另一层是主题定位准确，弄清讲什么、从什么角度讲。领导机关听汇报，目的性非常强。准备汇报稿，应围绕上级的需要，正确回答问题。动笔之前，要通过认真领悟上级的预先通知、及时找上级工作组成员询问、跟踪友邻单位打探等途径，把上级领导机关想听点什么搞清楚，以便选定汇报主题。主题定下后，只是确定了汇报的大方向，角度汇报也不可忽视。比如，汇报我军根本职能教育，你是侧重汇报教育的具体做法，还是重点汇报搞好教育需要着力解决的问题，这两个角度，写起来是不完全一样的。对汇报角度，如果事先没有要求的话，那就要看是向哪一个层次的领导汇报，是在什么场合讲给谁听，由此来具体选定。如果不把上级要求弄清楚，单凭主观愿望去写，很可能会出现上级想听的没写到，不想听的笔墨用了不少，结果只能劳而无功。
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　　二是重点突出，详略得当

2 ?# S0 v+ X4 T/ X. B　　这是写材料的共性要求。我觉得，在写汇报稿中体现这一要求，应做到：汇报所讲的思想要紧紧围绕主题展开，所涉及的内容要紧紧围绕主题确定，所用到的事例要紧紧围绕主题叙述，凡是与主题无关或者关系不大的东西，尽量不用或者少用。操作过程中，通常应这样把握：一般性的工作用笔可以粗略点，对重点工作、中心任务和大的活动，应当写得详细具体一些；听汇报者基本掌握了的情况用笔可以粗略点，对听汇报者不大了解的问题应当写得详细具体一些；相对较老的情况用笔可以粗略点，对上级关注的新问题应当写得详细具体一些；共性的面上的东西用笔可以粗略点，对具有本单位个性的特色工作应当写得详细具体一些。如：９９年４月，军区工作组到旅调查研究，旅领导在汇报改进领导作风时，没有面面俱到地讲，而是紧紧围绕师改旅后领导机关职能变化的新特点，重点讲了实行“一线工作法”的六个环节：把树立第一责任意识作为实行“一线工作法”的思想基础；把蹲点代职作为实行“一线工作法”主要形式；把问题一个一个解决在连队作为实行“一线工作法”的基本要求；把上门服务作为实行“一线工作法”的直接体现；把建立必要制度作为实行“一线工作法”经常化的重要措施；把强化素质作为提高实行“一线工作法”质量的重要保证。由于突出了本单位的个性特点，给工作组打下了比较深的烙印。

　　三是注重分析，思想性强
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! Q0 b, B2 n- L　　思想观点是文字材料的灵魂。有人讲，一份好的材料，好素材、好思想、好语言，三者必居其二，但可以相对弱一点的决不是思想观点。写汇报稿同样如此。衡量一个汇报稿质量高不高、有没有价值，很重要的是看其思想观点是否正确、鲜明和深刻。汇报稿的思想性主要体现在两个方面：一方面，政治上不能出错。即材料阐述的思想观点不能与党的路线方针政策、国家的法律法规和上级的命令指示相悖。另一方面，能够给人以启发，使人听了豁然开朗。不少同志写汇报稿也常犯不注重分析、缺乏思想性的毛病，表现为：综合情况多，深入探讨少；空泛议论多，具体分析少；罗列现象多，揭示规律少。这是个大毛病，是导致汇报不成功的根本因素。汇报稿的思想性，体现在材料、事例和阐述的道理之中。同样一个问题，分析得好不好，其思想的深刻程度大不一样。小平同志南巡谈话之前，“左”的思想在一些领域、有的地方比较突出，当时有篇文章对“左”的思想表现作了这样的论述：“左”的东西对我们的束缚是非常严重的。你多宣传一点改革开放，他就会说“这会破坏来之不易的大好形势”，但是他没有想一想大好形势是怎么来的?芽你多引进一点外资，他就说“多一个外资企业，就多一份资本主义，威胁我们国家的性质。”你划点地方承包给外商去开发，他就说你“出卖主权，丧权辱国。”你多发展一点乡镇企业，他就说“乡镇企业是不正之风的风源，会腐蚀我们的党，腐蚀我们的干部”等等。这段话文字不长，但分析得很精辟，把“左”的表现、实质说得清清楚楚。写汇报稿过程中，怎样才能分析好?芽关键应把握三条：一要突出事物的个性，把特点剖析透；二要从具体入手，不能大而化之、太抽象；三要抓住本质，写深层次的东西，防止表象化。

( C0 Q, y4 Y: Z( s$ U- c9 a8 G　　四是评价客观，情况准确
　　
' t3 T4 W% H9 ?6 X, O8 E3 }3 y. E# n8 y　　汇报是向上反映情况、提供信息的，它直接为上级领导机关决策服务。如果情况失真，或出现偏差，就可能在全局上造成不良后果。写汇报稿的同志，一定要求真务实，凡写入汇报稿的内容都应真实准确，特别是涉及到数字、比例、评价之类的内容，更要准确无误。这就要求做到，一要求实，二要辩证。求实，就是说实话、报实情，一是一、二是二。反映的情况应当是真实的，而不是虚假的；列摆的现象，必须是客观存在的，决不能是个人虚构的；谈成绩、讲问题，务求恰如其分，对成绩不能随意拔高、扩大，对问题不能有意回避、掩饰，确保情况和信息真实可*。那种不深入调查研究，不作定性定量科学分析，凭主观想象写汇报的做法是非常错误、十分有害的。辩证，就是坚持两点论、两分法，切忌两个极端。讲成绩、摆问题、谈情况、查原因、拿对策，都要讲两面理，不搞绝对化。讲单位状况，既要报喜，又要报忧；分析形势，既要讲成绩，又要讲问题；谈一项工作，既要总结成功的经验，又要讲清失败的教训；陈述对某一问题的看法，既要反映正面的相同意见，又要说明反面的不同意见，使每一个问题、每一项工作都经得起实践和历史的检验。汇报工作中出现失真的问题，一种情况是有意的，这是个思想问题，另当别论。另一种情况是调查研究不够，掌握情况不准，只能在那里闭门造车。这样做势必造成汇报情况出偏差。通常情况下，领导头脑里装的都是些全局性的问题，对某个局部、某个环节、某个具体问题，不一定都掌握得那么详细，这就需要机关干部来弥补。作为首长外脑的机关干部，掌握情况一定要具体、详细，做到对每项工作的历史、现状和发展趋势，对每件事情发生的时间、地点、经过、涉及的人员、结果等都要了解的明明白白，一清二楚。不然的话，写汇报稿涉及到具体问题时就会抓瞎。
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4 U# d* `& h) f- r. @　　五是寓理于事，言之有物
　　
　　有些汇报，之所以引不起共鸣，激不起兴奋点，不能打动人、感染人，原因是多方面的，其中很重要的一条就是言之无物，华而不实。汇报稿的最大特点，就在于注重用事实说话，寓理于事，以事明理，事理结合，以事为主。这样，讲起来才能有血有肉，听起来才能有滋有味。一篇好的汇报稿，需要有很强的思想性，没有这一条，肯定不是个高质量稿子。对这个问题，现在机关有些同志认识上有些片面，处理起来有点简单化。好像一讲有思想、有高度，就得把话说得大一些，造成通篇汇报稿都是空话、套话、官话。还有的为了显得有思想，刻意凑一些四六句，什么强化“四种意识”、增强“五性”、提高“六个能力”等等，词语堆砌一大串，里面却没有多少实家伙，让人听了不得要领。用事实说话，一方面，要注重作必要的量化分析。领导机关听情况，首要的是考虑对面上有没有普遍指导意义。汇报者，对所讲的问题作量的分析和比较，可以让上级领导机关看出你所讲的是个别现象、还是倾向性问题，是局部情况、还是全局性问题，以便确定取舍，区别对待。因此，写汇报稿时，可以量化的一定要量化，该用的比例一定要用，能用数字说明的问题，要把有关数字写清楚。数字虽然枯燥，但有些地方、有的时候，在说明问题上，有文字不可替代的作用。另一方面，要善于用典型事例说明问题。很多资深的机关干部都有一条共同的感受：材料要写得充实丰满、事理交融，就得重视运用典型事例。汇报稿，是面对面讲给上级领导机关听的，更要多讲具体事例。不然的话，就会显得干干巴巴，难以给人留下印象、打下烙印。运用事例，一要选择有典型性的，二要运用能够准确说明观点的。对所运用的事例，是概括写还是展开写，应当根据需要确定。注重用事实说话这方面，老一辈无产阶级革命家给我们树立了很好的榜样。陈云同志曾写过一篇《按中央规定留足自留地》的调查报告，全文共一千多字，通篇都是用事实阐明道理。其中，讲增加自留地的好处是这样写的，①可以补充口粮；②便于养猪积肥；③可以种些蔬菜、满足农民的需要；④农民可以赚些零用钱；⑤可以恢复和发展菜园。摆了这些事实，增加自留地的好处不言自明。
　　
3 @# c: p6 Y% y0 @6 X* U  L! z　　六是讲究分寸，把握好度
　　
　　美国著名战将巴顿有一个很大的弱点就是讲话随便，因此吃了大苦头。１９４５年５月，巴顿在美国一个群众集会上发表演讲，快结束时，一个别有用心的记者采访他：“将军，您认为美国人加入民主党或共和党和德国人加入纳粹党有什么不同?芽”巴顿以为指的是办理入党手续，就随口应答：“没什么不同?选”谁也没有料到，这位记者第二天就在报上发表文章，题目竟是“巴顿声称，共和党、民主党与纳粹党没什么不同”。这一新闻很快传遍了整个美国和欧洲，引起了反法西斯人民的愤怒和美国政界的恐慌，在艾森豪威尔的要求下，巴顿不得不离开心爱的指挥岗位，后来，逐渐被美国政府疏远，直到完全脱离军队。可见，把握分寸是何等的重要。任何事物都有个度。写汇报稿，如果把握不好分寸，是很煞风景的。那么，写汇报稿，应在哪些方面把握分寸，怎样把握?芽我认为至少应在４个方面把握好分寸。第一，把握思想分寸要准确。领导汇报工作大都代表一个单位、一级组织，有着很强的导向性，汇报中涉及的任何观点、任何思想，都要与上级指示精神保持一致，绝对不能不讲政治，很随便地提一些思想和口号。尤其是对思想领域有争议的敏感问题，应尽量避开，即使是非讲不可，在提法上也要慎之又慎，防止出现偏差。第二，把握内容分寸要科学。对哪些该汇报，哪些不该汇报；哪些可以展开详细讲，哪些只能点到为止；对所讲的问题应当说到什么程度，都要很有数。实践证明，一些不成功的汇报，大都在内容设置上不够科学，没有把握好哪些该讲哪些不该讲的分寸。第三，把握语言分寸要贴切。写汇报稿，在文字表述上应简明、直接、准确，夸张、比喻、比拟、形容等修辞方法通常不宜使用。在用词上，要讲究通俗、朴实。用词太专业、过于规范化，不但讲起来不上口，还会给人造成卖弄的感觉。经验说明，写汇报稿，应尽量口语化，多用群众语言，这样汇报起来显得自然、流畅。在用语上，还要注意防止极端化，特别是在评价人、评价事、评价工作时，像“很”、“太”、“非常”、“好极了”、“糟透了”等副词，一般不要用，防止用过激言词、讲过头话。第四，把握时间分寸要适中。汇报时间，虽然由汇报者把握，但与汇报稿的长短有直接关系。有的同志认为，汇报稿短了没有份量，这是一种误解。其实，汇报的好不好，不是以汇报的长短来评判，而是要*内容取胜。内容好，写得短也有份量。相反，越长越不受欢迎。在时间把握上，如果听汇报人有具体的要求，要严格按照规定的时间规范汇报内容。若没有具体要求，也要根据上级领导机关在本单位总的活动时间来把握好汇报的时间；当几个人共同向上级汇报时，作为主汇报人要留出一定时间，让其他同志予以补充；还要注意留出让上级首长作指示的时间。总之，写汇报稿的同志，在计算汇报时间时，要留有余地，不要太满。不然的话，也会影响汇报效果。

　　在把握好上述问题的同时，以下几种“常见病”，在写作中应注意防止和克服，一是没有主线串引，内容散。表现为汇报的主题不突出，事无巨细，平均用力，汇报的内容都是工作过程与事例的堆积，主题不鲜明，主线不清晰；二是没有把握好主题，角度偏。汇报人偏离了汇报的主题，本来是了解一个方面的工作，本文由老秘网推荐，却汇报了很多方面的情况。过多过细地写了与主题无关或关系不大的内容，该写的没写到，不该写的却展开了；三是没有归纳梳理，事例乱。想到哪里写到哪里，往往这个问题没讲完，又讲到了另一个问题上，使听汇报的人“丈二和尚摸不着头脑”；四是没有具体分析，讲得空。就道理讲道理，缺乏具体事例、具体数据、具体分析，原则来原则去，满篇大话、空话；五是没有提炼升华，思想浅。就事论事，缺乏思想性，没有从工作中总结和提炼带规律性的东西和给人以启迪的经验；六是没有个性特点，问题平。讲的都是共性问题，说的都是大路边上的话，本单位、本部门有特色的东西反映不出来；七是没有求实态度，情况假。不是实事求是地反映情况、客观公正地评价工作，而是有意拔高、掺水分，把点上的经验说成面上的成果，把个别人的成绩说成单位的普遍水平，甚至把想到的说成做到的等等，非常不严肃。上述问题，写汇报稿过程中应努力防止和克服。

在道理，学习了。谢谢！{:soso_e179:}

汇报材料既是一门技术，更是一门“艺术”。我认为：掌握汇报材料的写法能帮助工作者锻炼与上级部门打交道的能力。

现在单位各个条线汇报的情况不在少数，怎么写出彩一直很伤脑筋，抓紧来学习了

学习，学习，强烈学习中……

sss有深度，由内涵，值得一读，蛮好

汇报材料要注意“清、重、实”三点要求 康家珑 [复制链接]  
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% ]0 j9 o, K* l, O1 B" S广东老秘 广东老秘 当前离线 积分33348威望246 点文银20631 两请柬2132 张人气0 投稿16 .  窥视卡  雷达卡

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1 I. r5 e9 r" i$ m: r.收听TA 发消息. 电梯直达   楼主
* ^4 x6 e, E& R( J% U+ @ 发表于 2011-9-25 09:04:21 | 只看该作者  |倒序浏览 |阅读模式 　写汇报材料，是向上级汇报反映情况让上级了解下情，或请求上级帮助下级解决问题的一种方式。汇报材料可以是口头汇报的脚本，也可以是供上级阅读的书面材料。汇报材料写得好不好，不仅会影响领导的决策，也会影响到上级对下级的帮助。要提高写作“汇报材料”的质量，需要注意“清、重、实”三点要求。 ( e3 C6 i9 {* r& c
一、清
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“清”就是思路清晰。汇报材料不管是供书面交流还是供口头交流，上级组织或领导在看或听汇报材料的时候，也在思索材料所讲述的事实、所分析的问题，同样存在一个思维过程。如果汇报材料写得不符合思维习惯，就会让人觉得东一榔头，西一棒子，摸不着头脑。因此，汇报必须理清思路。7 X/ a' P5 Z: v- A) d1 a
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! [( z& L  C$ ?% b2 n理清思路，首先就是要理清汇报的顺序。《周易》说：“言有序。”所谓“序”，就是思路有条理而不紊乱。在汇报材料中的表现，就是谋篇布局，安排层次段落、开头结尾、过渡呼应等合理有序。汇报顺序既有常规顺序，也有非常规顺序。英国文学家约翰·巴洛兹说：“一颗宝石跟一块普通石头的区别并不在本质，而在于分子的排列——结晶的方式。木炭和金刚钻是一样的，但在外观上和效用上，它们的差别可多远啊！珍珠所含的成分，没有一种是不能在最粗糙的蚌壳中找到的。”这就告诉我们：说同样一件事情，如果顺序安排不同，效果是不一样的。
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1 l' i. ]( z( j$ Q4 ~$ L1 k& I" X! \9 i& J0 Q) v. i对常规思维习惯来说，在叙述某一件事情的时候，应在时空立体上展开。汇报的顺序可以按照事情发展的顺序：开端——发展——结局；介绍某个空间对象的时候，常常是按照由外到里（由里到外），或者由上到下（由下到上）、由左到右（由右到左）等；介绍某个人物的时候，常常是由过去到现在，或者由现在追溯到过去；介绍某个单位事迹的时候，常常要把事迹分成几个方面，在划分事迹类型的时候，常常是先政治，后业务 …… ；论说某个道理常常是在事理的平面展开的，比如，整体与部分、属性与关系、个别与一般、现象与本质、因果与条件、必然与或然等等。) h# R* g$ I$ v. `
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4 y. Q1 L6 t; D$ G' O) F8 ^0 G$ A5 R. [/ `, p/ o* ?' K对非常规思维习惯来说，汇报材料如果要按照非常规的思维过程写，那就需要注意两点：一要了解阅读汇报材料者的思维习惯；二要注意按这种非常规思维习惯来说，是否能够取得更好的汇报效果。比如，向领导汇报某件事情的做法，既可以按通常习惯，先介绍干这件事情的经过，再介绍干这件事情的结果（效果）；也可以按反常的思维习惯，先介绍结果（效果）再介绍取得这样效果的做法。两者比较，后者的效果更好——能先声夺人，吸引看材料的人认真读下去。如果拿着汇报材料向领导作口头汇报，用后一种思维习惯介绍，还会有试探作用——试探领导对其是否感兴趣。
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' V& I& [; _6 [# Z/ H5 @5 u5 X$ h! ?5 B' o/ }: @" ^7 z; P$ I其次，要注意材料内容之间的逻辑关系。逻辑关系包括：因果关系、并列关系、递进关系、条件关系等等。如果汇报材料能够把材料之间的逻辑关系表述清楚，那就能够帮助阅读汇报材料者扫清阅读的思路障碍，准确把握汇报材料所要传达的有关信息。/ W/ o8 m& N6 o, q
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8 a% O, g: @/ |! S0 X: t  }2 O6 k6 M9 P6 y+ W, t; n2 {* S7 k如何理清思路？最常用的办法是反复推敲，列出提纲。列提纲要由大到小，一级标题下要有二级标题，二级标题下面要有三级标题……提纲列得越详细，汇报起来思路就会越清晰。列出不同级别的提纲，一定要注意它们相互之间的逻辑关系。如果上下级别的提纲是推论关系的，还要考虑它们是否具有推出的必然性。在同级标题之间，还要注意它们是否具有不相容的关系，如果出现了全同、交*、包含或被包含的关系，就表明提纲之间存在着逻辑混乱，必须修改，不然就会把思路搞乱。如果前后内容存在一定跨度，在内容转换的时候，一定要使用过渡句，使内容衔接自然，反之，则容易使听汇报的人觉得突兀，跟不上汇报者的思路。* {, I0 s( l+ v6 y

8 H+ W/ K9 v( W, t. M: {$ g! X二、重. p% v6 I( }+ g, P
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- p. J* ]* E, H) [- M+ a: s: @. Y“重”就是重点突出。一般来说，汇报材料的内容通常包括：工作开展情况、主要做法及成效、存在问题及今后的打算等几个方面，但面面俱到往往事倍功半。汇报材料要突出重点，就要做到有“点”有“面”。“点”就是重点，应当展开讲、深入讲；“面”是非重点，在汇报材料里，只是起辅助性说明性的作用，应该适当浓缩。( \6 X3 f! t# D  @& r$ r5 V6 K5 p# m
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9 }: E1 _+ h9 g8 E, p; \写汇报材料应当根据什么标准来确定汇报重点呢？一般情况下，以下两条可以作为确定重点的依据。
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. l% F7 H9 B; c# U) I第一，凡是符合上级领导听汇报意图的，就是汇报材料的重点。任何工作均有轻重缓急，上级领导听取下级的汇报，总有一定的目的性，对汇报内容、汇报时间、汇报形式、汇报范围等，都会有明确要求。撰写者必须深刻领悟上级意图，仔细揣摩这些要求，必要时还可通过其他信息渠道，更广泛更深入地了解上级领导近来重点关注的是什么、重点抓的工作是什么。这就可以有的放矢，做到上级不关注的不汇报，上级已经了解的不汇报。) J- e6 J! b+ Y; h- I$ X
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0 Z$ e/ J) O: T/ \! L6 p第二，凡是能够突出自我特色的，就是汇报材料的重点。如果汇报材料没有特色，丧失自我或少了自我，汇报也就没有个性，自然也就失去了本来的意义。要突出特色就要做到常规性的内容不讲，与别人相同的内容不讲。只有从本单位的实际出发，选取有特色的工作，挖掘有特色的效果，才能达到“人无我有，人有我强”的效果。“特色”不仅指工作成绩、成功经验，也包括在工作中发现或出现的新矛盾，以及对问题的新思考。这种新思考，可以通过对特定问题所选取的汇报角度或站位的高度来体现。
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. w6 D+ u& Y" A8 b0 j  A, ]0 K/ s& e+ Y+ h9 u5 w+ |; ^8 u: p" c( W5 x汇报材料如何做到重点突出？
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% Z& h0 g' g- Q& I  l/ u. s) p+ j, V# x* I' W( h- s一要围绕重点展开叙述或论证。汇报材料要有思想、有见解，才能够给人以启发，使人听了豁然开朗产生兴趣。汇报材料的思想性，体现在材料、事例和阐述的道理之中。分析问题要有理有据，要有深度，不要做肤浅的表面文章。汇报材料涉及的事例，可以量化的一定要量化，能用数字说明的问题，一定要把有关数据写清楚。数字虽然枯燥，但能增强材料的说服力，在说明问题上，具有用文字叙述所不可替代的作用。对一些较为抽象的数字，有时还必须采用折算的方法，让数字变得具体可感。比如，有人在介绍黄河时说：“黄河每年带起的泥沙16亿吨。”“16亿吨泥沙”到底是一个多大的数字，许多人心中不一定有概念。为了让听者理解这个数字，如果改成：“黄河每年带起的泥沙16亿吨。若用这些泥沙来修建一条高一米、宽一米的防护堤，那这条防护堤便可以环绕地球27圈。”这样一折算，抽象的数量“16亿吨泥沙”，刹那间就变得那样的具体可感了，汇报的亮点也就能为之一闪。
9 K! H+ w3 s0 R5 b) {. k7 `( \" Q$ S& H: i" B
' N2 m4 j9 j' u5 R! Y5 [" _二要把握重点抓住要害和实质。抓住本质，就要少讲过程性的东西，多讲实质性的东西。要杜绝简单的材料堆砌，防止表面化，要把深层次的东西写出来。比如某人在汇报某单位思想状况时说：“……有人玩名，有人玩命，有人玩狗，其实最终都是在玩自己。”这种说法一针见血地点出了问题的要害和本质，能使人为之一振。
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- o- q: f3 s: I6 B! O( r& i- G, C% t. X- g9 U4 L, f三要详略得当。汇报材料的线索要单一，情节要简单。如果串起材料的线索太多、谈及内容的情节太复杂，听汇报的人不但不容易理出头绪，反而会越听越糊涂。因此，要把多余的线索和过细的情节统统删去。领导听汇报最关心的是工作重点以及处理的结果，汇报要遵循“事不过三”原则，每谈重点，关键事项最好只谈一件，通常不要超过三件——这是许多人的经验之谈。认知心理学的实验结果也表明，主要论点多于三到五个时，人们便不容易领会。这倒不是说讲完三个论点就坐下完事，而是把复杂的想法归纳成三到五个方面以抓住事物本质。5 o5 Q' `- b+ ]$ S

8 K6 d3 k# ^. l. [4 a% g8 S  o( ]6 K3 b) ]/ y; a- ^6 E. x4 d在语言运用上，叙述要简明，切忌冗长啰嗦，千万不要从文件、报纸上大段地抄录引用，这样容易把有用的东西淹没在废话、套话之中。用词要做到朴实无华通俗易懂，不要使用生僻的语词，要多用大众语汇，尽量口语化。这样汇报起来显得自然、流畅。在句式上，要多用短句。用短句既便于说，又便于听，而且干脆有力，节奏感强。
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8 g8 e9 n7 o4 c" W# K2 @& c. w三、实5 C, f0 X8 P( v9 [8 \" b3 d# q" @

2 \, _9 ~* w4 G5 A  Y& d7 J“实”就是实事求是。写汇报材料要做到实事求是，需要注意两点：6 I, U" ?6 B, {  S* \# S4 k! W
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3 h. q8 F2 s5 E' i/ c第一，要准确可靠。汇报要寻找那些实在的、新鲜的、有价值的东西，但必须讲真话、讲实话、讲心里话。汇报的情况要准确无误，不允许有任何虚构，也不允许夸饰拔高甚至张冠李戴移花接木，不能把道听途说的东西作为事实写入汇报材料。对汇报材料所涉及的重要数据，一定要反复核实，科学论证，不可想当然随意虚报。在评价事件或人物的时候，要恰如其分；汇报经验要避免脱离群众、脱离现实、脱离整体观念。
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( d0 k  x1 n* k! n: A4 k2 q: d: {% q" Q9 M2 I; z' q( V" e7 Y准确可靠，要求所举的事例，除要符合客观实际以外，还必须要具有广泛代表性，能反映事物的本质。如果是没有广泛代表性，不能反映事物本质的东西，即使它在事件的发展过程中是真实存在过的，也不能拿来作为例证，因为这样的事例只是事物发展中的非主流、小插曲而已，绝非事物的真实面目，用这样的事例作论据，不会有说服力，会犯论据不足的逻辑错误。0 M4 ]0 J- D4 G2 a! a1 q

' n- ^2 V: b/ C% |& ^" E, f第二，要喜忧皆报。领导听汇报，既是了解情况，也是研究问题。无论“喜”或“忧”，领导都会认真对待。说不定你的“忧”，有时候正是领导所关注的热点问题、焦点问题。因此在汇报情况的时候，要做到喜忧皆报，不能报喜不报忧。怎样做到喜忧皆报呢？# L0 R3 ~" H& V' J* p1 v
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+ E6 t2 [; ^. [9 a一是报喜要报够，勿揽功。报喜只有报够了，才能让上级全面了解过去决策的真实效果。报喜报得很深透，对领导研究工作会有启发，有利于上级今后工作的再决策。如果报喜不够，既不利于领导认识过去决策的实际情况，也不利于上级了解下级，在一定情况下也会影响上级对典型经验的推广和利用。必须注意的是，在报喜的时候，界限一定要拿捏适当，不要夸大吹牛，不要把一切成绩都攫为己有。要分清所取得的成绩，哪些是上级的，哪些是本单位的。属于本单位的，又要分清哪些成绩是属于哪些领导、哪些部门的。只有把功劳分清了，才有利于帮助上级总结制定工作方针政策的经验，提高工作效率；有利于本单位内部的团结，增强内部的凝聚力，提高单位领导的号召力。
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二是报忧要报透，勿推卸。报忧要报透，就是要把工作不足或缺陷完全地实事求是地向上级说清楚。丑媳妇总要见公婆。对工作中所出现的失误和不足，要按照要求进行汇报，即使是丢面子伤筋骨的事情也得汇报。在汇报这些失误和不足的时候，不要轻描淡写，不要避重就轻，更不能遮丑护短隐瞒遮掩。报忧要报透的作用，既可以帮助自己总结工作经验教训，防止以后再出现类似的错误；也可以提醒上级以后在制定方针政策的时候应当注意什么。在汇报这些失误和不足的时候，要敢于承担责任。既不能一切往下推，责怪这个部门不负责，那些群众不努力；更不能一切往上推，怪上级这项政策不完善，那项制度不严密。"  

初稿写成后，要按照规定要求审查把关。代表大会用的总结性工作报告，一般要征求委员、代表意见；例行性的总结材料，领导把关即可。需要注意的是，对各方提出的修改意见要区别对待，防止把总结报告变成了“大杂烩”。

年底了，写汇报材料的时候就多了，但是怎么写出有特点的汇报材料，则不是件容易的事情。