老秘答公文写作中怎样正确使用“要”字句？

网友问题：

公文写作中怎样正确使用“要”字句？
" M$ u+ v! a, m' J, i0 P5 f- h8 n
老秘观点：
7 @2 X) ?. p; G1 q; U" h& X
“要”字句是公文中常用的一种特定句式，它通常出现于一句话的开头，用以表示“应该……”、“必须……”之意，对人们的行为起到一种提醒、希望、要求或命令的作用。恰当地运用“要”字句，能够增强行文的坚定性、原则性和论断性，使之观点鲜明、态度显豁、文字简要，具有很好的修辞表达效果。正因为如此，在公文写作中，“要”字句的使用频率很高。
& y3 G/ P1 q- Z4 k# c% p值得注意的是，“要”字句应当根据不同的行文方向和公文文种恰当地加以使用。一般而言，下行文中的指示周知性的文种诸如决定、决议、通知、批复、会议纪要等等，在表示希望、要求、提醒、命令人们去做某件事、采取某项行动时，往往要用这种“要”字句。例如：
（1）“国务院各有关部门要根据各自的职能分工，加强对《计划》执行的指导、支持和监督。环保总局、统计局、发展改革委要每半年向社会公布各省（区、市）主要污染物的排放总量，并会同监察部对《计划》完成情况进行年度检查和考核，向国务院报告。”（《国务院关于“十一五”期间全国主要污染物排放总量控制计划的批复》）
（2）“各级党委要把和谐社会建设放在全局工作的突出位置，把握方向，制定政策，整合力量，营造环境，切实担负起领导责任。”（《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》）
上述两例中，通过运用“要”字句，向受文者提出要求，表示出应当怎样去做，语势坚定有力，论断性强，令人不容置疑。
但是，在上行文的请示、报告及意见等文种中，因其多属叙事、申明和祈使性的，故而只能使用计划、打算、商讨和请求性的语气，而不宜使用“要”字句。否则，就会显得很不得体。