老秘谈常用公文“函”的写法

（一）概念
3 r# ]: A0 L2 e

函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。


不相隶属关系，包括同一行政区域内的不相隶属关系和不同行政区域的不相隶属关系。同一行政区域内的不相隶属关系主要是指同一政府下属的各直属机关，比如省政府下属的各地级市、各委办厅局之间的关系；不同行政区域内的不相隶属关系主要是指属于不同行政区域的级别相同或不同的机关之间的关系，比如广东省政府办公厅和上海市政府办公厅之间；另外，不相隶属关系还包括政府和非政府的机构之间的关系，比如政府和军队、企业（指非本级政府直属企业）；各省、自治区、直辖市人民政府与国家各部、委、办，比如广东省人民政府和建设部等等之间的关系。


+ a, @) P, u; q2 P0 H; Q& n（二）特点


1、内容单一、一函一事。函件必须按照一文一事的原则办理。
/ \. P# E, g* I3 u/ \
1 a3 Q0 X! k/ B
2、开门见山、直陈其事。 函的一个重要特点就是开门见山，切忌绕弯子、打埋伏、罗嗦不清。通常的函稿多是寥寥数十字，明快、简洁，态度鲜明中肯。

$ ^6 g& N( r. ^3 A
3 x+ W0 a) u! ]  S# t+ B- P1 d3、措辞朴实、用语得体。 函反映的是不相隶属机关之间的公文关系，因此在措辞要朴实简明，尽量少用修饰性强的文字和修辞方法，在语气上要注意平和中正、不卑不亢。当然，在具体使用上，采用少量的习惯性的敬语，以示尊重是必要的。


（三）类型


! Y6 ~' n4 _( V- ~- C根据函的用途，函一般可分为三类：
$ W" q! }5 u( z7 q) T- |
* S3 }1 u* X: P# `3 f2 Z+ t9 }6 H/ ^* g
1、商洽函：用于不相隶属机关之间商洽事务，主要包括一些重要的跨地区的公务往来、经贸活动、请求其他单位协助支持等等。
( Q. o  i  g* T  p7 o  Y. K

! g2 W4 l9 S$ V" Q' U2、问答函：用于不相隶属机关之间询问和答复问题，同时也包括部分告知函，即由于事由具体、简单的一些通知。

4 A3 ^) d$ P: T* V# T+ k
9 ~5 G- t- K" K& Z3、请批函：用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批事项，主要包括本级政府请求上级政府职能部门批准的事项、转报下级政府或部门的有关文件、办公厅（办公室）代本级政府批复下级政府部门的请示、非政府部门（主要是企业和社团机构等）请求有关政府职能部门批准的事项。


5 H  F* M$ J( @/ ?  n% x9 [: H（四）写作


函主要包括开头、主体和结尾三部分。


1、开头：发函原由，简约说明发函的目的、理由或依据。公函开头最重要的是要开门见山，而不是讲形势、摆道理、做铺垫。


& f: L2 q1 R+ M0 ~+ l2、主体：说明商洽、联系或请求批准的事项，或对函请事项的答复。
; d, X; s5 Y4 q5 R& a' a: W! w
! e9 n+ j# k8 I/ q0 g, ~% ?9 R: E" ~
, {+ b/ Q( G# E+ G. m* e; K0 J7 T) D商洽函的主体主要是提出商洽事项的具体时间、地点、事件，要求对方就某一项或几项相关问题提供相应的支持、协助等。问答函的主体则是就某一事务提出的问题或征询意见，和相对的答复意见。请批函也是对应关系，主体分别是请示方就某一问题提出的请示事项和批复方对此作出的批复.


3、结尾：固定的几种格式。
+ z6 l% G- k! J
; _2 F# N  `* Q- q. v7 q
商洽函：“具体**事宜，请予接洽/由**单位与贵部联系”。

1 @2 G& ~0 x% ]. X4 Y
4 ^+ s0 t( x( L5 `7 O" j问答函：“……现按规定征求贵部意见，请函复”。
8 |% d% V' M: N* E

请批函：“……我省拟同意，现予上报（转报），请审批”。
7 p* a6 [' d1 _) f- I5 r

/ E8 Y9 K  |# s, Y$ X+ v; n4、格式：要符合行政机关公文格式的要求。


1 W' A% F  K0 Y! r- |6 s! k函包括公文格式中的全部结构：密级及其期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位等。函一般较少署签发人，也不必注明印发机关和印发日期，但往往需要注明联系人和联系电话，以便对方就有关问题直接来电了解情况。

/ B+ ~* d% T* U6 p
" m% d9 T* H, @4 _) s（五）注意事项

- D8 B$ H4 n3 A
1、该用函的不要用请示

( u* w: U7 H, Z. o5 l! E
请示适用于向上级机关（存在隶属关系）请求指示、批准，而在不相隶属机关之间的请求批准事项，则不应该使用请示，而应用函。

* b2 T! f( r# d8 P. L& N6 J) `
" g9 a  @8 I. N, S" J" E" _$ ~2、该用复函的不要用批复


批复适用于答复下级机关（存在隶属关系）的请示事项，在答复不相隶属机关的请示事项时，则应使用函。


' }" _2 _# ^# x& o5 |% l- U) M3 b3、该用函的不要用报告

2 I, S8 w  q1 s5 |1 T' D0 [
! Z$ w) D3 @1 t# x8 p4 F报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问，报告的一个特点就是不要求主送机关就报告内容作出答复、批示或进一步办理。因此，在需要对方机关答复、审批、商洽的事务上，以及答复不相隶属机关的征询意见时，不能使用报告，而应该用函。
- q3 I: @7 x6 x4 b% P+ M  r
* m$ ~1 }' g2 g2 w3 P! S  M5 w
6 c- d7 t# \% n! {8 g$ Q0 h1 E) q4、该用意见的不要用函
/ [' y( L5 N  G  \

意见适用于对重要问题提出见解和处理办法，意见与函有三点不同：一是发文对象既包含相隶属的机关，也包含不相隶属的机关；二是处理的内容往往是涉及重大政策调整、法律法规解释等重要的非常规性的行政事务；三是意见往往需要对行政事务的背景、沿革、现状、理据、处理意见等作出相对详尽的说明、解释，而函则要简明扼要得多。因此，在不相隶属机关之间的行政事务，要按照重要程度的不同，分别使用意见和函。
( Y8 T, z( B5 n3 D

公文函
—、概述
- A. P! I0 ?' M, O
　　函，俗称信件。函作为一种公文，与私人信件有所不同。公文函，亦称公函，谈的是公务，主要内容常用标题揭示。而一般私函，谈的是个人私事，无标题。这是公函与一般私函的本质区别。

. p" x. r' E5 Q4 H4 M$ r  （一）函的性质。
& c  d. T' `- c5 z
　　就使用范围而言，函“适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关主管部门请求批准”等。就行文关系而言，函是平行文。虽然上级向下级询问工作情况或某一具体问题，下级向上级及业务指导机关询问有关方针政策和界限不明确的问题等，也可用函行文，但多数用于不相隶属机关之间。

　（二）函的种类。 　　

4 v$ o. W" R7 b7 f# E    依据行文内容，函可分为三种：

. m, n% \; w; G    1．便函。

　　便函，一般采用书信格式，不拟文件标题，只有上下款和日期，不编文件号，发出时可盖公章，也可签个人姓名。

　　2．商洽函。主要用于不相隶属机关之间商量洽谈办理某一问题，如联系参观、学习，商洽干部调动，请求帮助支持等。

　　3．问答函。主要用于向对方询问或答复某一事项。问答函包括询问函和复函两种类型。复函与批复和答复性报告都属答复性公文。但三者又有所区别。复函的对象，一般是不相隶属机关，属平行；批复的对象是下级机关，属下行文；答复性报告的对象是上级机关，属上行文。
6 y/ A* {& s( r4 @  c0 B, U- c7 n
" z- Z" X6 }$ I& _; `) i. Z　　4．请批函。用于向有关主管部门请求批准某一事项。请批函与请示都有“请求批准”的意愿，但二者适用对象不同。请示的对象是有隶属关系的直接上级，属上行文；请批函的对象是无隶属关系的主管部门，属平行文。所谓有关主管部门，指对请批的事项有决定权和批准权的部门。主管部门多是职能部门。
9 l0 f1 T. y$ \0 L  E
二、写法

8 S3 o" H7 u* c7 c" b1 _　　（一）函的结构。

& B, A' U/ k: {　　 函一般由标题、主送机关、正文、落款和日期构成。

/ @* T9 I, W# ?　　 1．标题。函的标题通常有两种结构形式：
# j& g1 j0 E& L- ~9 K
　　（1）由“事由＋文种”构成。
7 s; v6 @5 H" t- k8 w* Q: }3 w
　　（2）由“发文机关＋事由＋文种”构成。 　　
. s6 B) S" H. M3 I5 g, f
9 X' t) D: H) s, A2 `     2．正文。函的正文主要由原由和事项两部分构成，有的附加结尾。

　　（1）原由：写明发函的原因、依据。原由的写法，除问答函（指复函）有一定模式可循，商洽函、请批函均无模式可循。不同内容有不同写法。复函的原由常见写法是“××日来函收悉”，或“（关于……的函）收悉。”商洽函、请批函的原由写明商洽、请批某事的原因理由即可。

( d' K- k! C3 l9 ^( v　　（2）事项：写明商洽、请批、答复的具体内容。常见写法有两种：第一种写法是一段到底，把事项跟原由融合起来。第二种写法，事项与原由分开，事项部分依据内容分条来写。

　　结尾：有的意完即止，无特殊的结尾标志；有的在结尾处写上“特此函告”或“盼复”、“请函复”；若是复函，则写上“特此函复”。
  E& Q# t  f* _7 `0 k/ x) y/ E
) J) P4 {) o; r* I/ p$ C　　3．发函单位。加盖单位公章。

　　4．发函日期。位于印章下方，全称写明年、月、日。

- e7 R+ v6 c( Q' ], l. L　

例文：

7 i2 S2 i1 G6 E# i- s　

, q0 E& N. N% M4 S　
+ W* j4 A! X* Q/ H+ R" a
××省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函

×人函 [1999] 2号
/ W, `( w" a' d- G
省人民政府：
, A( v( \" U; K" |% H
    省九届人大三次会议已经闭幕。会间，省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议，同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去，望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民检察院密切配合。

0 {" f# D! }+ ?6 n4 A5 |, D    附：〈××省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见〉（抄送单位附件各二册）
4 ]$ R9 A3 K8 H8 b
××省人民代表大会常务委员会（盖章）
) r. s+ Q, _$ H% T
一九九九年×月××
  [+ F& z# `. r