老秘答公文写作中怎样正确使用“要”字句？

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. s1 `( N) I4 q( V, ?! |    “要”字句是公文中常用的一种特定句式，它通常出现于一句话的开头，用以表示“应该……”、“必须……”之意，对人们的行为起到一种提醒、希望、要求或命令的作用。恰当地运用“要”字句，能够增强行文的坚定性、原则性和论断性，使之观点鲜明、态度显豁、文字简要，具有很好的修辞表达效果。正因为如此，在公文写作中，“要”字句的使用频率很高。
值得注意的是，“要”字句应当根据不同的行文方向和公文文种恰当地加以使用。一般而言，下行文中的指示周知性的文种诸如决定、决议、通知、批复、会议纪要等等，在表示希望、要求、提醒、命令人们去做某件事、采取某项行动时，往往要用这种“要”字句。例如：
1、“国务院各有关部门要根据各自的职能分工，加强对《计划》执行的指导、支持和监督。环保总局、统计局、发展改革委要每半年向社会公布各省（区、市）主要污染物的排放总量，并会同监察部对《计划》完成情况进行年度检查和考核，向国务院报告。”（《国务院关于“十一五”期间全国主要污染物排放总量控制计划的批复》）
) n. W7 g+ b8 ^/ F/ P' D2、“各级党委要把和谐社会建设放在全局工作的突出位置，把握方向，制定政策，整合力量，营造环境，切实担负起领导责任。”（《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》） 老秘网
上述两例中，通过运用“要”字句，向受文者提出要求，表示出应当怎样去做，语势坚定有力，论断性强，令人不容置疑。
3 w0 Z5 s  Y7 O1 p1 W+ v但是，在上行文的请示、报告及意见等文种中，因其多属叙事、申明和祈使性的，故而只能使用计划、打算、商讨和请求性的语气，而不宜使用“要”字句。否则，就会显得很不得体。例如某大学所写的一篇关于加强思想政治工作的报告中有这样一段文字：“要加强政工干部队伍建设，通过理论学习和业务培训，加强对思想政治工作的理论研究， 不断提高政工干部自身的政治思想素质和工作能力，探索新形势下高校思想政治工作的新方 法和新途径；要大力推进我校精神文明建设工作，继续开展‘讲文明、树新风’、‘两创两争’、‘三育人’和‘双文明服务’活动，充分调动广大师生的积极性和主动性，为学校做贡献；要继续搞好文明创建工作，加强校园文化建设，优化育人环境，做好迎接省级文明单位和省级文明高校的复查工作；要大力开展大学生全面的素质教育，重视加强心理健康教育，指导学校大学生心理健康教 育辅导中心做好有关教育和宣传工作，开办讲座，开展心理咨询、心理测试等。加强心理辅 导人员的业务培训和进修；要认真做好‘三五’普法教育工作，今年普法宣传教育的重点是认真组织广大师生学习《中国高等教育法》，同时结合学习《教育法》、《教师法》，增强依法治校、依法治教的观念和意识。”这段文字看起来是向下级机关作指示，根本不是报告的语言，因此是很不适宜的。应当将其中的“要”字删掉，或者改为“我们准备……”、“我们拟……”之类的语句，就切合汇报者的身份了。
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