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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
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老秘回答：
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# Z3 X# Y: G2 P; p: B" r会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 + p; t' P, k S) |' {. D/ l" |& y
( R7 ~/ Z3 C; y6 S% }
●使会议开得卓有成效
* G" G$ f* c% B5 m ]" \, } 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
1 d7 S, ~; q) B4 [3 U: ^ 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。
2 m8 r. [+ k# Q, T+ x 2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。 / F" E! Y h7 n" b$ {$ `
3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
% Y& `' K6 m% r9 c 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 - {' z2 P3 t9 s" @* W7 {
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
, d# e L3 I6 c: H; k 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。
) u5 S) w5 Z( @2 e+ l 7.要熟悉正式会议的各种程序规则。 9 f7 N& ~. G1 B* g( E" Z
8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。 : S" ^5 r. L; v% i& ` X
9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。 1 F5 f2 I# X7 I, ~! J H& ]
10.信息要加以选择，避免过多。
8 |! E5 H7 N9 l% a" ?' H8 K 11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。 7 l& w; r, d! b/ }" s8 }' I
12.通过限制网上会议时间使会议完善。 / `& \- X6 A+ C- Q# q6 }
13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
# o+ i8 ~) L8 X- u9 q 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。
8 I5 W3 T% L$ u! n3 w. e) d% F 15.会议要尽可能小，以免分散注意力。 * g8 I# |+ G; S! v j
16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。 6 l/ O5 S) t! i6 c- U1 Y
17.凡辅助文件均应与议程一并发出。
! B# ~3 W2 {! T, m t7 Q 18.会前先拉几个盟友。
8 C: D4 i3 k+ f% K5 R 19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 F( J' ~2 Q- \# R3 A8 m
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。
+ x ^; T4 i+ C4 ` ●会议准备 2 L- |( z2 E! |" |/ k1 d# {
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
) Y# h. |& N+ q2 { 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。
8 K% w+ ]3 G; A: a 22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 4 V$ L) p8 A: d) }
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 . ^0 S {0 g, `5 Z+ u6 ?7 S& P- ?0 s
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
1 e% B O1 Z/ n- ?( ? 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。 0 N; z! _$ _2 I, G4 h4 Q
26.任何议程变动都必须通知主持人。 / n1 ]/ W7 ?. ^6 G
27.议程要尽可能短小简单。 9 R7 s9 k& n' k+ l
28.尽量将议程限制于一页纸上。
) a4 M# I1 d3 ]: ~4 m% B! r 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 7 ?7 ^1 Y- L' J7 u% I) S9 z
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 " Z! A* O7 h% u+ }3 O2 `
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 ! R" {; _0 j: F. B7 F1 _4 w' @: E/ Q
32.必须将电话转移出会场。
, W1 Z. v% Y! {# }' y1 `$ r8 y 33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。 " h$ p$ f1 i3 v$ V# L- q- i: t8 v
34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
1 R' |1 }3 J' f7 J n4 _. ~' F' }3 i 35.要找个确保没有干扰的会场。
% l& |2 h* A- @/ J) [ 36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。 # J7 l" S% o3 {4 i* D* p/ p. q
37.使用圆桌可使会议定调为非正式。 ; T- F# t1 g* A
38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。
. n3 ~1 A7 k# a 39.座位之间应有一臂长的间隔。
& [9 p4 O/ F; M! Z3 [6 X. o 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。
4 L( _/ S3 @3 _9 W. J 41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。 ) _! B+ W0 ?$ P' J, R
42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
+ u7 x( T8 d6 {: e( g 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。
# D, i2 ~# ~7 @) r9 _( ]* m 44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 4 i( f4 L) ]' h
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。
( a# u0 |$ R N 46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 # [& d3 [/ v# p, Q2 s6 E9 G8 N1 @. A* r
●出席会议 : u+ i V- n3 k! Q% f p& H: [
一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 3 E$ P& E! @' N0 H0 Y7 s- a
47.会前拟出自己的发言稿。
2 ?9 l2 S# {+ ~8 a9 l) A 48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
" u: O4 g4 F8 d5 \' l; H0 V 49.要保持积极的脸部表情和音调。 + C! b0 V) j F: L$ S( h* o$ w7 {/ \
50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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51.开始发言前先作深呼吸。
0 g' ^- N4 M# J/ d: ]( [ 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
P; t* a$ |; ]0 c; a7 ~ 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 ' \ w4 Y, t* d
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 5 N+ O: M' b5 z6 {0 ^5 I
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。
! v+ b5 E9 u9 z5 Y! E$ r7 l: ` 56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。
3 D5 x4 v; @8 x, N1 Y$ a' O5 a, Z 57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 + o( k0 ]7 W4 R" [1 R i
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 V! f' G$ D7 }% X2 c5 I( J
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 $ {! a8 y: ~# y: G9 O# ]
60.必须按照议程顺序作会议记录。
" v$ ]' K4 T3 y5 h' D0 B 61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。
. H- [7 y" _) E' M 62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。
|0 Z% X7 a" k( ` 63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。
/ o2 \6 N) [( A @5 G ●主持会议 ; E" J9 W r- Z5 ~4 H
每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 + O; z/ i V5 `- \# }+ ?2 H* [1 o) D1 \
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
5 \, y. R& f( N4 ` 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。
0 V6 S% k( I t3 k( E 66.尽量于会前认识新来者。
/ m- q+ L3 A7 V6 z. o7 _ 67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。
, V8 Q. c+ r# h/ g; K! Z- n! v1 S 68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
' P; l5 V, d8 r' |( w# r 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
$ k+ c- R! }1 g1 W4 |# P6 l5 q 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
+ i d+ B/ W, l1 v& B! Y 71.要制止支流辩论和私下交谈。
& z) s3 p5 _* j! Y( g: B" y 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 3 I" t- V6 u5 K1 V$ \! X
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。
$ ^" ~- i M1 Y 74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 8 i- ?& w; f3 m) |2 Q
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
0 C4 r. ^% Q/ ^8 f8 b3 W) N1 q 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 ; M0 }. h; |' P' ]0 `0 s0 J
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
5 k) y7 p: y' s( l 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 ; q" V' ^/ b- u
79.必须清楚每次会议的规则。
; x8 B/ i6 Q( P5 v$ l5 R9 f 80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。
. o) p; g. F& [' x5 L2 T' Q0 ?. T 81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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