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网友提问：
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现在是文山会海的时代，会议特多，当秘书的经常疲于应付，不知有什么好办法，做好会议筹备和组织工作？
7 Y) e) j: w7 O
# z5 N# C4 i9 ~9 S# z老秘回答：
) T/ m; v$ j6 ~5 l
0 T* b% {$ Y& E: g% e5 @会议管理是门大学问，需要实践中多积累和总结。这里有前辈们归纳的会议管理101招，希望对你有所启发。 ! S- _8 Y$ j; T8 _; R& G+ o
& G* p2 H( z% f- {●使会议开得卓有成效
* U- _/ v) \: m: J& z6 J 开会要花费宝贵的时间和金钱。故而会议要在有必要时才开，并且要开得简短有效。
: o& R6 b$ ~. J4 Y( }, z% y 1.每次一开始就让大家都清楚会议目的。 ( {5 z) f) u- l O& T( c
2.如果某个问题不开会也能解决，就不要开会。
3 `6 v" R4 G5 I. e, j 3.要认真考虑，是甚么使会议成功，反之又是甚么使会议不成功。
+ C I4 V) V$ W5 ] 4.要考虑：如果不开这个常规会议又会怎么样。 ! k8 E/ k3 ?) v
5.请记住，上级主管参加会议会抑制讨论。
' @7 ^8 m. P& b1 D 6.在工作场所以外的地方举行会议，大家都会觉得轻松。 # x3 c0 W$ q; ?# C* N. Y
7.要熟悉正式会议的各种程序规则。
% ~6 r0 Z }9 D y2 f3 |4 u 8.要注意正式会议所具有的一切法律要求。
7 c) l$ m( _& X3 M 9.开会前先通知与会者，要他们注意会议讨论的重点。
: s! j n6 ?( c3 w- E# G; d 10.信息要加以选择，避免过多。 1 [6 ], O8 L1 {* v6 } |
11.组织视像会议和打出会议电话时要考虑世界各地的时差。
9 C& B5 h7 _! ]) a8 Z3 r/ H 12.通过限制网上会议时间使会议完善。
: M/ n( ^" w0 ~ 13.电话会议上发言时要重复你自己的姓名。
* x" c2 O$ r. |" g8 {% z) F 14.仔细考虑你要召开的会议的类型。 9 v S- T" u% F1 f* H
15.会议要尽可能小，以免分散注意力。
# y0 B% d9 `9 L' R+ o/ w! E1 x! Q 16.在容易看见的位置上放一个表或钟，以便掌握时间。
% J' ^5 A; t$ q8 V% X' Q, G 17.凡辅助文件均应与议程一并发出。 @6 m- k9 V) s. @* X
18.会前先拉几个盟友。 $ J3 w+ H8 c7 |5 O: D; j" ^7 S1 J
19.开会前必须确信一定能达到会议目的。 2 v# m& ^$ u4 ]: n
20.只要有人偏离会议方向，立即提醒他们注意议程。 # \# v* C8 N* m: ^ ^
●会议准备 2 p- H7 K/ M% y2 ~5 Z" y3 C
为准备会议花的时间是不会浪费的。确信正确的人于适当的时间、适当的地点前来参加会议，并确认他们能作出正确的决定。
) O1 Q& G8 X+ N2 x) v U* `0 M 21.要考虑与会者在群体合作状况下的工作情况。 6 X% t% b) T' d* d
22.决定开会时间前要先考虑交通时间。 / m5 p- W( M; ^. R0 u) |6 r
23.如果人们不能出席则应该重新安排会议。 $ L2 R$ n$ r3 [# a6 u6 {; Q
24.在议程各个项目旁列出发言人姓名。
1 R- ]/ F8 D! A& s6 M# S% t- h 25.要避免在低效能时间开会，如午餐刚结束后。
8 O' k8 Z$ ]1 f5 {/ `" D! X& B8 g 26.任何议程变动都必须通知主持人。 + H. I; t4 p6 L" l5 d
27.议程要尽可能短小简单。
6 k4 q4 r- U! z8 }' p5 n 28.尽量将议程限制于一页纸上。
6 c7 M8 Y7 h/ ^' y2 v 29.最重要的事应该安排在议程的前面，要趁与会者精神状态最好时讨论。 # z6 r& P2 v# p6 y
30.要考虑须长途跋涉赶来开会的人所花的时间。 0 \& X U [! L0 g
31.要确保有向残疾与会者提供便利条件的设施。 5 A* y! u0 }& Q0 y
32.必须将电话转移出会场。 4 R* ]2 k* S6 M$ _9 r& Q" r
33.将有可能出问题的会议安排在中立地开。
0 [7 \1 [' m% m9 g 34.要求你的后勤人员核实会场当地公共交通的线路站点、运行时刻表和季节变化。
7 o" |7 a V: C% O9 t2 t- w& \ 35.要找个确保没有干扰的会场。 $ M" l, c; @+ {" y
36.要考虑多种座位方案后再选择最合适的一种。
5 L+ v2 W$ ^: h+ t* z 37.使用圆桌可使会议定调为非正式。
" ?1 L Q' w K" d 38.务必使全体与会者既能看见又能被看见。 4 d/ E( n0 D+ q+ b0 Z
39.座位之间应有一臂长的间隔。
# G' [! A% M$ f! v1 T& f 40.不能让与会者受太阳直接曝晒。 4 [ [' z2 w$ W' @
41.要求与会者关闭移动电话和传呼机。
" V* C. l( t0 f7 r4 Y/ J: f$ J 42.不要用很舒服的椅子，以防与会者打瞌睡。
) g8 n. ?3 `, X) [ 43.开会前要检查所有的视听辅助是否完好。 7 X5 ~ T, b& R
44.要谨防会场过度提供酒菜牟取额外利润。 , X# i1 i1 y, U/ x) w; h: ?
45.要确保特殊饮食在需要时能有供应。 ; k% ]9 k" P; _, u- h
46.会前不要喝太多酒，酒很难提高工作效率。 : e0 `( i, Z( f9 g7 f; a* ]& d- b
●出席会议
3 p6 n8 w1 \& O 一个会议的每个参加者都有责任确保会议达到目的。故而要预先准备，积极发言，使每次会议都有成效。 9 e4 E9 l! |4 a" L" z% I' N8 E" W. y. n
47.会前拟出自己的发言稿。 0 D1 J' M) I& J# a5 |
48.和其它参与者在会前详细讨论并解决有问题的议案。
k( t5 ^* s. V: f3 K8 Y 49.要保持积极的脸部表情和音调。
* \4 C& O$ v5 G1 g% g 50.为自己的排练录像以检查说话是否清楚。
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51.开始发言前先作深呼吸。
) \$ T% `8 t6 G; J 52.既然一个意见是你自己的意见，你就应该信心十足地讲述。
0 S" ?5 N0 U8 f3 w4 b 53.不要打断别人发言，而应让他们畅所欲言。 % t0 e3 n3 V3 y
54.要用不同的词汇讲述相同的意思，使之更生动有趣。 3 N. a0 D4 [. G0 V; k) _9 j
55.谈判时要识别任何有一致性的地方。 " j- m/ r/ ?4 U; T
56.为使每次会议成功，你要尽到个人责任。 0 G3 |- ?* S, i( M8 p7 K
57.鼓励那些在常规会议上轮流当主席的人。 % q5 a1 Y1 G' _# ]0 g8 c
58.即使你要否决某项动议，也要尽量找出至少一处共同点。 0 r: c2 @" }7 O' q& t
59.作为一名主席，要确信你能听得进各种观点。 3 \& u* o% l4 s2 }% v
60.必须按照议程顺序作会议记录。 ' [+ O* m% D% U$ R$ q5 Z
61.建议主席在新会议记录定稿前先念一遍。 + ^3 X6 C1 Y! n1 K C
62.根据会上所做笔记，会后立即写出会议记录。 & ?) x( |9 f# O. e0 Z
63.会议记录写完后，还要使句子简短中肯。 4 B8 [# m3 P p) e3 U* K
●主持会议
7 X1 g" ?! g, ^5 J$ k5 F 每个会议都需要主持人指导进行。如果你主持会议，最重要的任务就是必须确休每次会议顺利进行，成功结束。 + j6 @: d' M n+ [9 A9 r3 i
64.要公开提问，鼓励每位与会者说出自己的观点。
3 ?1 E }1 s N/ J 65.要求某些与会者就你主持会议的表现作出真实的反馈。 / V |. Q5 N% O5 E/ J" J
66.尽量于会前认识新来者。 ! {+ u/ q* ^: L% J7 z. Z( j
67.要于会前透彻研究主要观点的领袖。 8 H9 L+ k/ ?* Q7 v" E
68.将会议安排在午餐之前，这样就较容易按时结束。
, ^# y% w; Z6 s7 j 69.会议一开始就告诉与会者会议计划需进行多长时间。
7 N/ N5 ^- v* P5 J* M# M% q 70.让迟到者知道他们的行为对会议不利。
& P" z, g( U9 m 71.要制止支流辩论和私下交谈。
% n8 g' |2 `' g6 t% B 72.请发怒的与会者谈谈发怒的原因，以此消弭愤怒。 % y; A- K/ o7 Q; @0 I
73.要用积极的响应鼓励迟疑的与会者。 0 d5 J9 L, l+ q& P$ N! _1 d- ~
74.在与会者中寻找感兴趣的正面迹象。 . w8 a9 D9 `* o. D5 h
75.如果有人必须在你之后发言，应注意他们是否不耐烦。
* K6 v" e, p* z! ~% ~& X# o 76.可挑选出某些人，向他们提一些直接的问题，以引起辩论。 ! s7 b) Y3 }( @/ y
77.要掌握适用于会议的正式的纪律性程序规则。
( d; b, N( @) E' \" \+ C- ` 78.用片刻沉默将会议从争吵中带回到正轨上来。 2 x3 ~- f- l+ G
79.必须清楚每次会议的规则。 * x( T2 z2 x3 E9 |( V
80.开会时要尽量使大多数与会者站在你这一方，从而孤立捣乱份子。 ; s @8 W2 L8 D$ I E
81.要改变会议气氛，须先改变议题。
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