 口头汇报是一种向上级领导、有关部门及特定听众说明情况、反映问题的信息沟通手段。它对报告事实，寻求理解，明确形势，制订决策意义重大。但在实际工作中，由于其形式灵活，内容多变，时限不定，常常为一些汇报者所忽视。他们认为自己掌握大量第一手情况资料，熟记各种事例，胸有成竹，能够做到出口成章，却不料汇报中往往出现事理不清，混乱罗嗦的现象，影响了汇报效果。要避免这种情况的发生，很重要的一条就是事前精心准备，编写详细的口头汇报提纲。
2 @7 B- s% ~' v" } 提纲的编写除遵循一般提纲写作的要求，如简洁、一致、层次清楚、事理连贯等，还需要做到以下三点。
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一、分步安排，按序进行
6 S9 l0 s8 L* J5 v 口头汇报可分四个步骤进行，第一步是分析听众与场合。要明确：什么人听汇报？为什么听汇报？听众对所汇报的问题了解多少？希望汇报者汇报什么内容？从这些问题出发，汇报者必须了解汇报的目的，是要介绍情况，还是要提出建议？是审查某些重要细节，还是做出决策？同时，必须了解汇报的时间，由此决定汇报的形式、所需要的辅助器材及准备工作。第二步是编写汇报的文字稿本。应该按这样的程序进行：搜集材料，吃透主题，突出要点，将要点按逻辑顺序排列，提供论证要点的资料与数据，选择视听辅助器材，审查、评改、试讲。第三步是汇报发言。总体要求是扼要、客观与准确。应注意保证听众理解，要简短，不能有冗长的开场白与总结。应逐一回答插话与提问，但不能让任何问题打乱汇报计划。第四步是善后工作。汇报结束后，要拟定一份备忘录存档，记录汇报的主题、日期、时间及地点，以及出席汇报人员的姓名、职务。汇报内容要扼要摘记，要记录建议及是否批准或修改的情况，并通知有关部门。这四步的先后循序是固定的，提纲编写应依序进行。
! Z4 d( S- P) J5 |$ ^( f, [二、主次分明，突出重点 7 L0 q2 x' @5 m* s p' v# m; e/ g
口头汇报的时间一般较紧，在有限的时间内说清问题，就必须突出重点，防止眉毛胡子一把抓的现象出现。表现在提纲编写上，要求对关键问题详加解说，单独列条列项，保证说深说透。在具体步骤方法上，也应突出重点，如突出分析情况与编写初稿两个环节，就能做到事半功倍。
' j8 n9 @+ a% P7 N, ?! p* s* q三、考虑周全，有备无患
2 F' F# t$ C$ d" I# B 口头汇报的准备不仅是文字稿本的编写，还涉及一些单位、个人，需要一些设备。它的提纲编写应该是立体的，综合而又细密的。如应写清需要的助手、计划使用的图表、沙盘、模型、幻灯、录像等辅助器材，写明怎样安排试讲，谁作最后的审查等，要通过提纲的写作使口头汇报疏而不漏，有条不紊地进行，确保汇报一举成功。 ( I8 E/ {& t) d$ w
口头汇报提纲（可根据需要增删）
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一、情况分析 & d* U0 v/ m; u
㈠听众
$ |2 K+ S: E* I/ W ⒈人数？ 2 c) E5 A. g7 S `9 a
⒉特点：⑴听众由那些人组成？一个部门还是几个部门？⑵有那些上级领导？⑶他们的正式职务？⑷他们在何处任职？⑸他们对汇报的问题有多少了解？⑹他们是专家还是一般人员？⑺他们关心什么？⑻他们偏爱什么？⑼预期的反映是什么？
7 Q0 k' W' T8 U( ^ C: t5 N U ㈡目的与种类 9 J( Z5 M* ?* ~) i, ^% V& P; _. w
⒈通报情况？ , q3 e/ h! a v o! a8 X- ^: d+ _
⒉形成决定？ 0 C1 B- D; ]8 d$ z! X& l
⒊审查重要细节？
) |# _% P( \2 b1 t4 r! X* c6 e ⒋协调统一行动？
8 Y* K' f. C* D ㈢主题
6 w) S! y/ V' d4 J+ c5 y4 P ⒈具体题目是什么？ 7 q3 E" o* e6 p
⒉涉及多大范围？
( D7 }: H- P3 \ }" Q ⒊拟用多长时间？
1 I0 G9 e" E7 N) M' E1 I4 q ㈣设备
* H2 q5 M) m) E4 l) F ⒈汇报在何处举行？
# X. r" R. T& q$ t* \6 x ⒉需要作什么安排？
U( X% @; C. O$ ]+ t ⒊视听辅助器材有哪些？ ! T G v! N6 H9 F: f+ h$ j
⒋有何不足之处？ , O$ x9 c+ m: Z
⒌需要采取什么措施克服不足之处？
, ]0 g, T1 Y" s1 L: `8 a$ V 二、写出初稿 : }% s( e. u0 d1 y8 X) b2 E: n& C
㈠搜集材料 6 N m' P' `7 S v6 t
⒈认真研究。 7 L; _$ G1 t9 x: |3 ]) B% W3 g8 M
⒉熟悉主题。 % {1 i- a& v( ^3 u, v6 `: ?
⒊搜集权威性意见和事实。
- B9 K2 E) ?) o% _- U ㈡草拟初稿 | 
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