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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：5 ^% ]/ {' `2 P7 r
做会议记录，写着写着笔没水了；
$ @) [/ c8 u* p4 o4 C 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； ) s" Y5 i2 x) x* o- Z: r2 x
用胶水时，找不到刷子；
7 X2 @& e. f1 B8 R$ A: K& \ 开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
- C9 j) d, J" W, S 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
9 W! ]" ]0 s: }) R% G' g+ V 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 3 m" M g. P) M
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? ; m/ E( y% P; z4 a- A
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 1 ^% i9 J/ H+ t- b1 V( G- ~4 i$ \- _
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 ; X) T( {# M- j/ E, E
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 8 u- [" G; z0 p# C$ o+ y7 S
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 9 c! x9 Z& T Q7 U
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 9 h% f2 F/ l1 \3 I& P
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
1 \9 w, k# v( T4 A* R( I 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 6 J/ E! S/ v) Q! p* C' t
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 % i# l8 L3 X& y2 c
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。 ( X8 ^ {. o# v, x
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： " T& F2 J* K1 R5 ~
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
( ], v u2 ~! V" X4 X' Y. w 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
+ v* A% U) M ?! E 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 ' M% P2 W- U) k6 K( B n3 k7 R% F
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。 7 C4 ^+ U; N p5 T" c7 h
5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 8 @6 E) u: n8 O% K9 g. M z
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
5 [7 f. m; j& z ?- F( f 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 5 v, |! w2 d8 I/ ?$ p% m" F8 c2 F
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 / X8 R8 g+ I- n% z! x" w; {3 C
9、与本职工作有关的表格。 ; {1 [) i0 e5 C% n
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。 7 U, w+ \) N6 ]6 j% _
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