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4 U+ S+ q0 J0 B( J0 T! o! h& H% p 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：: B( d+ W+ o* Z5 M7 F
做会议记录，写着写着笔没水了；
3 ], Z8 [* n0 i' f7 G3 S$ U 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
/ h$ z- C% P* B4 [7 ?- a4 \; C: N 用胶水时，找不到刷子；
$ e/ d, |* n9 H5 k 开会时间到了，找不到会议室的钥匙； & I0 K; t1 F2 D7 q4 a5 ^
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 * j2 R5 v. C1 j0 R
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。 0 w. {! G ~0 j5 m3 T$ j3 j
工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
7 B, [" D0 I0 P# x 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
. m0 ~ X* S) ?$ }9 C. Q 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
Y! K) l& }$ ?! t 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ' t( ~0 O6 m8 q0 \
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
1 R6 z+ J! h) J0 d7 Z8 ? 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 , P5 D% v' k/ q5 E0 X1 k
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 . I" H( F2 U- \) z; O# y* W
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。 $ p# b9 W9 x& B2 e
8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
6 y1 W/ o' ^7 P0 k 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
* z# [2 I9 a; o7 X4 X, U: p 作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ) o+ {6 i4 [# x0 O
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。 / k% P }7 m+ P0 `: \# k5 {
2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
" b$ W1 Y# x1 L( J! x2 F0 c! r- s% D 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 0 R) f8 ]1 I0 J' d
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
4 r# y" O4 G( U9 ~' s- L9 f! M 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。
! Z) ?6 B h5 z& A9 c 6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。
' A4 E; E5 M7 b( t1 `1 U 7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
7 Q. e( k8 v2 F* V0 I; f5 ~ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 ! f/ f( _+ v& E, w' u& |
9、与本职工作有关的表格。 2 b2 p9 K9 _* _
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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