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秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：
& `' \* J" k/ P 做会议记录，写着写着笔没水了；
' m& o9 u% G! F A3 _ 订文件时，刚订一下，订书机卡壳了； - q4 \4 T( L! v2 d9 c2 ?
用胶水时，找不到刷子； : U& ?: b0 v$ n' ^* P0 ^* ?" }3 t* W& S
开会时间到了，找不到会议室的钥匙；
/ I' S9 ~" u" _4 }; `$ x 类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。
* V. k, J7 ^8 ~0 s- E* K' ?' r 这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
& [" x9 A3 f$ V. I 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢?
. X& V7 r V F' [8 e 1、准备2支以上的笔，经常带在身上。 9 `1 y- a9 |* { P5 p
2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。
1 d: o f3 U5 y- F i! M( B6 J! l 3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。
1 Q+ \" `. N& j) m5 B" X 4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。 . u; h( u! j5 }
5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。
; `; N2 P0 _0 X& w, l! _ m$ G) p 6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。
( n& D6 j8 R1 k/ n 7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
7 `6 k- l3 l# Q8 Q( b3 ` 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。
7 t# `1 d1 B9 ^$ ? D9 j1 ? 以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： 6 C! b5 Z4 n4 B
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
3 H, g- ~+ D4 t7 r# o% q 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。
& K0 j+ o2 A# x) E6 j9 _ 3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。
1 L9 f/ k6 V/ q7 D6 \ 4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
3 b6 k/ j6 ?0 @- Q C, [6 `- S 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 # W. e+ M: h9 _2 z1 Y! h: |$ p7 Z" P
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 + S" P7 b1 z1 e7 I% I! }/ E
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。
: ~$ x f" A+ b4 a% ?+ R4 ^ 8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。 : O; E* j4 i3 O/ T7 U* G
9、与本职工作有关的表格。
& l4 D. @/ e- _5 H% q" `' [6 h 一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。
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