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& g4 j6 j' S6 |$ F% I2 V 秘书在实际工作中，常会遇到这些情况：$ P) o' H: u$ t" d
做会议记录，写着写着笔没水了； , ~3 }7 E) [9 r
订文件时，刚订一下，订书机卡壳了；
! s# t A8 p3 x. g# F* \0 u! L( \ 用胶水时，找不到刷子； $ @- W# P& I% m& c) V
开会时间到了，找不到会议室的钥匙； " P l6 l7 H$ Q& U$ t
类似此种急人、抓瞎的实例还可以列举一些。 7 n2 q) c9 `, }4 t7 @
这些看来都是鸡毛蒜皮不值得一提的小事，却直接关系到工作的质量和速度，在某种意义上说，也反映了一个人的素质。
/ ?3 J9 D5 l& a7 N 工欲善其事，必先利其器。那么，器如何利呢? 2 A2 o* a; D0 d3 C1 S4 j
1、准备2支以上的笔，经常带在身上。
7 T- A0 R ^; w8 m; U& z 2、选用质量较好的订书机并注意维护，使之处于良好状态。 , y' O" u+ i* T. ~
3、区别针、大头针、订书钉放在随手可取的固定地方，不要因为找这些东西而耽误了时间。 ' ~; o" T4 p+ H9 c$ ?
4、剪刀、裁纸刀放在顺手地方，办公室一般不用折叠剪刀，以免用时打不开。
, ^& }' E/ Q# y 5、各种颜色的笔各备一支，尺子一把，铅笔3支以上，事先削好。 0 C: X( m' _' T- }
6、信封、信纸、便笺、电话记录纸和常用公文纸放在固定地方。 - @* w0 `' I, \! h
7、保管好本职业务所需要的计算器等办公用品。
- K; V4 C9 d T. a5 \# ]$ x. t 8、办公室、会议室、办公桌、保险柜等处的钥匙起码准备两套。一套放在固定地方，另一套带在身上，不要因为一时找不到钥匙而影响办公效率。办公室钥匙和家用钥匙不要混放。出差时，应将办公用钥匙留在单位，以免丢失。 / o5 d+ F7 h- P6 L5 a: l! l
以上说的一些非常小的事情许多人并没有留意，东放一个，西放一个，为了提高工作效率，最好按照上面的提示做。
作为秘书，办公桌上应该尽量备齐各种实用工具书： ( A$ x! H5 A7 A7 ^
1、一本字典。起码有一本新华字典,如果有辞海更好。其它各类词典(包括简化字表)根据情况准备。
; B! C8 z: M2 ]& `) H! R 2、常用的政策规定、条令、制度等,特别是和本职工作关系密切的要准备好。如果某些政策规定文件不能个人保存,则分类记住什么单位、什么时间制发的,什么文件号,用的时候很快就能借到。 / g. ~7 u9 F. Y ^/ K/ U
3、有关单位或者所属单位的通讯地址、电话号码等。因为地址不清,文件信函邮寄出去不能收到而成为死信,导致耽误事情的现象屡见不鲜。 1 R. I. b6 x" P& g; n
4、飞机、火车、轮船、公共汽车时刻表及交通方面的手册。
8 s2 r- y4 b& k$ d5 ^+ N5 ~ 5、中国地图、世界地图及有关地理方面的手册。 / J& m" g3 B( P- C! J( B
6、中外历史年表、重大纪念日、本单位有关的重要日子列表。 9 L2 c: x6 B* j6 \. p& D# M
7、计量单位简表,节气、气象方面的知识手册。 ; [1 i& e( J c0 {, j1 Q" C j0 V
8、汉语拼音字母表、标点符号用法简表、数字用法规定。
; a! U9 i: z' { 9、与本职工作有关的表格。 8 Q( D: E6 x" M4 O/ I/ U
一个秘书人员的脑子不可能记住各方面的事情,准备点工具书(表)等,用时查是高效工作所必须的。" b0 J8 h7 w; F1 b9 m7 ?. U
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