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一.总则 * K }+ B. Y( l5 ]( X" q* I4 q
对外接待是公司行政事务和公关活动的重要部分，为使对外接待工作规范有序，具有统一的公司形象，特制定本办法。
! c+ I1 _% m2 c) R 本办法适用于全公司各部门。
& T" f- i# o% M; }+ b1 B* m- W 二.对外接待范围
?9 O* ]$ Y" Q& U+ J. K3 s 本办法规定的接待范围主要是公司及所属各部门，以及各子、分公司经营管理活动所必需的接送、食宿、购票、会谈和陪同参观等方面的安排和工作。
. _) \$ r# f6 B4 T 接待的对象分为内宾和外宾。 ! J# L* F+ y5 X* f0 G3 S( h
三.对外接待部门
9 {% h" b7 J3 Z# | 公司行政部为公司负责接待的职能部门。
6 c4 T6 j- _$ Q/ H" F, {& N 遇到重大接待工作和活动，可由总经理室协调若干部门共同做好此项工作，有公关部门要积极主动配合。
; S; T0 a7 j, V 四.对外接待原则 ) V2 O$ H' L7 {( \/ ~; Z- H
接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则，使客人高兴而来、满意而 去。 & Y2 e2 |9 N- w, i) V
平等原则。对来宾无论职务高低，都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下，级别与权限相等，同级别出面，特殊情况高规格接待。 , |. l) [ m4 S: W- w: g( e
对口原则。各职能部门对口接待。综合性接待时各部门应予以协调，谁出面接待谁结帐。
$ g% H9 \0 t/ Q1 Q/ C# b 节约原则。内部成本效益核算。招待来宾从简，不铺张浪费，不重复宴请，主方人数不多于宾客人数。 ( j. c$ s+ |1 c9 f
周到原则。接待程度应衔接周密，接待方式应完善，以礼相待，使客人感到热情、周到。
5 R9 ~# z8 B: }6 W" O 保密原则。不定期向来宾介绍情况，注意保守公司情况、国家机密。重要会议要有记录。巧妙回避不宜回答的问题。 & W6 A/ h$ Z; y" C
五.接待规格的确定。 . a: r: [# r) M3 p) U1 z
高规格接待，陪客比来宾职务高一些。适用于上级机关派员来人、其他企事业单位来员洽商重要事宜、下属企业领导来访汇报情况。
6 Z3 V7 u8 c- ] 对等接待。适用于一般性接待活动。
低规格接待，陪客比来宾职务低一些。适用于经常性业务往来。 $ c0 C* E6 U: Q$ c7 _8 D+ }
六.接待礼仪 0 B( u3 ^ V% K: l+ q
1.见面。原则为主动、热情、礼貌。 ! O P8 `4 Z# F5 v0 h, H
2.接待：主动起迎，问明来意。 ( u! E& h. q" a+ Y9 _; H3 g) V7 n
3.安排交谈地点： ( a, k' u# q4 ~: m7 k; k; s
⑴根据来客来意和身份，安排适当地点（办公室、接待室、会议室）进行交谈；
8 C! o) ^$ ~/ B7 U" w ⑵比较忙，一时难以抽身时，应向客人说明暂请他人代接或另商时间； # l8 T. C. S$ A/ o7 l6 ?
⑶切忌让客人久候而无人问津。
( w( L4 f, c4 s0 K ⑷客户提出和领导或他人交谈，应立即联络，并将客人引至约定地点等候会面，介绍后再行离开。
! l7 C; P3 U4 s3 J' s# h 七.引见。
, g* D1 B: b2 C 首先向领导介绍客人（单位、职务、姓名）。 7 ~0 _6 f: z, P
引见顺序；
0 u5 ~2 f s1 o* }5 ~ ⑴把身份低、年龄轻的人介绍给身份高、年纪大的；
1 { d: a$ C3 Z0 S2 {# j/ h ⑵按职务高低，依次介绍一行来客； $ V! i! {; t1 E2 o
⑶职务相同，先介绍年纪大的。 6 s" v+ f) J* K
⑷领导与来宾见面交谈后，对客人原定日程有变化的，与客人共同协商安排。
4 x4 b- D7 s- b 八.行路。 ; ^! d) Q2 _+ @
陪同客人行路，请客人行于自己右侧； 7 @6 N2 u8 u, Q$ v; V1 }6 t
乘坐车、上下楼梯、电梯，礼让在先，主动开关门； 4 T+ C6 b8 Q6 ~( z% K/ W
自己处于主陪地位，应并排在客人旁边，不要落在后边。
m9 t$ w, J7 f& M* Y2 ? 九.其他。
3 z' F# H, k2 i6 A3 S r. R6 H9 B 穿着不得过于随便，按规定着装，衣着整洁，有风度； & w8 B2 a- ?+ Y
主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士； : K/ t b d. C/ D
尊重属不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。 : O, Z+ Y* k: w# g Y
因故未能准时赴约，尽早通知对方，并以适当的方式致歉。十.接待内容和程序 5 j" ^( h, q( c; D
㈠接待内宾。
6 o! I) [" @( d 接受任务。弄清来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班。
# p2 }) \8 \. q& e8 x* X, g 布置接待。提出接待意见：接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算，并报请上级批准。 3 P8 g7 i3 q, Z& Z, x1 r% b
迎接安排。根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆，安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点，按抵达时间，派人派车迎接。 " q- y* w6 x' K" r) z/ H
看望、商议日程。来宾住下后，公司有关人员前往看望，表示欢迎和问候，了解来访日程和目的，商定活动日程并通知有关部门。 0 r% C& q$ E9 k* z: G* A
安排有关领导会见。按接待规格和礼仪，安排有关领导去住所看望，接待人员安排会见地点、时间、陪同人员。 % L3 i- h9 w, l7 ]5 @6 Q- h
组织活动实施。按参观、考察目的，组织业务部门向客人介绍情况，参观现场；对上级检查，安排汇报、座谈会。
; b; v9 [* Y0 J2 C3 i8 }% H7 T 送别。根据客人意见，预定车、船、机票，协助客人结算食宿帐目，话别送行，派人派车送至车站、码头或机场。 ' ^+ R0 p$ w8 r5 R; k4 ~
小结。每次较大规模接待完成后进行一次小结，以便总结经验、改进后续工作。 ! B* Q9 [# J* t
㈡接待来宾。 % D; x- [; _5 E# s
接待内容与程序基本相同，主要内容和注意点为：
2 ^/ N/ R9 i0 b7 A/ C 迎送。
, S }, A% F2 a5 n( | 安排迎送陪同人员和译员，要有与外宾身份相当的对口、对等人员迎送。 1 u( {9 ^" j9 b' f, B; m2 a( _0 B0 O
对身份较高的外宾，事先应在机场（车站、码头）安排贵宾休息室，并备有饮料。 , J0 Q% n# Q' k
会见会谈。
4 _" Q4 U5 v5 \) M6 ], z0 \* ` 会见会谈的时间、地点、双方人员名单应至少提前1天通知对方，并尽量不改变计划；会见时，我方主要人员要高于或等于外宾身份；会谈时，身份一般对等。 % L8 Q- _" Z! `, R; H! x5 i& n
我方人员应提前到达，并在门口迎送。
( f' I+ E6 I' a. ? q 对会见会谈场所、座位事先精心安排，留定座位。双方人员较多、场所较大时，宜装扩音系统，桌上放置中外文座位卡。
% P5 g* S& v4 Y2 H1 ~ 会见的座位排列：外宾在右边，我方人员坐左边。团长安排在我方主谈人右手第一位，副团长坐第二位，其他外宾可依次随便落座。
1 S0 u7 ^9 e- V9 r5 v w 会谈时用长桌的，中外各一方，请外宾坐上方，我方主谈人坐自己一方的中间位置。 * A* X) I3 |7 B- Q* V9 ~, o, d
如有合影，事先安排合影图。合影一般主人居正中，按礼宾次序，以主人右手为上，主客双方间隔排列。 8 l! q, M9 d* t# X
宴请。 ! X ^" T |' ]
A .有宴会（早宴、午宴、晚宴）、招待会（冷餐会和酒会）、茶话会、工作进餐。
& ]) D/ @6 M8 d* U' { B .举办何种宴请活动，根据活动目的、对象、经费开支等因素确定。
" X5 i V3 }) N; ]/ O# x& W; W9 p# b 文艺晚会。
7 ~+ _( h7 Z' Z. S 根据活动目的、外宾兴趣、接受能力，安排和选定节目，根据客人身份安排好座位，一般以第七、八排座位为佳。 ' f$ {7 ^8 ]6 [
参观游览。 ! W& h" d2 }8 Y1 j3 H- Q" y% x
根据来访目的、性质、外宾意愿和兴趣，选择有针对性的游览项目，安排身份相当的陪同人员和解说员、导游。 $ h* P* y3 D$ X; A
接待标准 2 g1 Y8 w% W6 ^% G& O
⑴用餐标准。
" G; O1 O3 C) K* V* G. v 1、招待官员、关系户 80~120元/人·餐
! B+ Y9 w- k+ ^$ i6 ? 2、较重要官员、关系户 50~80元/人·餐
* s Y7 A" u2 Y$ {( {6 f 3、地方一般干部、外单位来人 10~30元/人·餐
4 S0 |/ K0 d/ ~ 4、公司分支机构来人 15元左右/人·餐 * e1 D! w: ^( X# o* [
5、常客 员工标准
2 Q2 L) a( m5 H6 A6 [ (2)住宿安排。 3 Z' b1 C, I' j+ D% c" s% U b
招待对象 标准 审批权限
A .较重要官员 200~350元/天 总经理
B .公司分支机构 按公司标准
C .常客 自 愿
& \. V8 h+ E& e7 @' ~6 i7 y# K. [ 十一.附则
1.涉及重大接待活动，需行政部会同公关部协调执行。 z$ `7 U) Y9 S7 R7 }
2.本办法由行政部解释执行，由公司总经理颁布生效。3 g: R% M0 \3 t/ L) C; ?8 O
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